La guía completa para la gestión de proyectos de diseño

Para la mayoría de los profesionales creativos, su trabajo requiere dos o veinte procesos para traducir objetivos colosales en tareas accionables. Luego están las tareas administrativas: responder correos electrónicos, revisar documentos de copia, hacer seguimiento de documentos de copia — todo el espectro de trabajo ocupado. Le sigh.

Si eres diseñador, gerente de proyectos — o Riley de Marketing que tiene curiosidad por aprender algo nuevo — esta guía para gestionar proyectos de diseño te mostrará los pasos prácticos que puedes tomar ahora mismo para eliminar actividades que desperdician tiempo y frustración. Pon fin a rehacer activos. Di no al aumento del alcance. Y construye un marco infalible que pueda adaptarse a lo inesperado.

Esta guía es una parte tutorial de cómo hacerlo y una parte filosofía de productividad (con un toque de recomendaciones de software) para cumplir tus ambiciones de gestión de proyectos de diseño. ¡Ahora toma tu tercera taza de café y comencemos!

¿Qué es la gestión de proyectos de diseño?

La gestión de proyectos de diseño es trabajar con profesionales creativos para conceptualizar, gestionar y construir proyectos de diseño, desde productos hasta tiendas emergentes.

A diferencia de los proyectos tradicionales con una fecha de inicio y cierre, los proyectos de diseño son continuos. Se necesita retroalimentación de clientes y usuarios para mejorar la próxima experiencia. Además, los proyectos de diseño tienen diferentes características y desafíos porque el trabajo de diseño es subjetivo. ¡Como resultado, no hay dos diseñadores que produzcan el mismo entregable de proyecto! Todos tienen gustos, percepciones y experiencias de vida únicas.

Los profesionales creativos exitosos entienden que el diseño y los sistemas deben trabajar juntos para que las personas puedan entregar trabajo de alta calidad al mundo — sin agotarse. Así que levantemos el telón y recorramos el funcionamiento interno de la gestión de proyectos de diseño.

A medida que profundizamos en cada fase del proyecto de diseño, aprenderás consejos para ayudar a aumentar la productividad del equipo 10 veces y crear un entorno predecible para que los diseñadores se concentren en el trabajo que importa.

Cómo ejecutar la gestión de proyectos de diseño (y consejos para resolver desafíos de diseñadores)

Fase 1: Planificación y preparación

¿El secreto no tan secreto del éxito de los proyectos de diseño? Claridad. Esto significa reunir a tus empleados, herramientas de gestión de proyectos y sistemas para preparar cómo vas a entregar servicios de diseño.

Paso 1: Organizar el equipo del proyecto

La mayoría de las empresas han adoptado una estructura remota primero en este mundo en rápido cambio. ¡No estás limitado al mismo edificio o código postal al buscar talento! Además, el panorama de las habilidades de diseño es vasto y diverso. Querrás incorporar a gerentes de proyectos de diseño y diseñadores diversos para cumplir con responsabilidades específicas del proceso de diseño.

Aquí hay una lista corta de los roles de diseño más comunes, cada uno con diferentes funciones:

• Diseñadores gráficos organizan conceptos visuales y de texto para transmitir el mensaje de la marca, marketing, web y materiales publicitarios
• Diseñadores UX moldean el recorrido del usuario con páginas web para hacerlo agradable y accesible
• Diseñadores UI organizan los botones de una página web, campos de entrada de texto, esquemas de color, etc. para que cada elemento visual se una como una imagen pero individualmente sirva a un propósito
• Diseñadores de productos construyen soluciones a las necesidades del cliente desarrollando y mejorando las características de un producto
• Diseñadores experienciales construyen una experiencia interactiva para comunicar información a las personas en un espacio
• Diseñadores de gráficos en movimiento combinan narración, animación y cinematografía para crear videos en 2D y 3D
• Diseñadores de juegos inventan una experiencia de mundo virtual con personajes y tramas
• Escritores componen los lemas, frases y oraciones en la voz de la marca para que los lectores tomen acción

Ya sea que tengas un equipo interno de dos o cincuenta, probablemente contarás con la ayuda de contratistas por diferentes razones en cualquier momento:

• Agregar apoyo a un proyecto de diseño a gran escala
• Cubrir a un diseñador mientras está de licencia o vacaciones
• Proveer habilidades o especialidades que no existen dentro del equipo de proyecto actual
• Asumir tareas de cumplimiento mientras el equipo principal se enfoca en la estrategia y planificación del diseño

Construir un equipo de proyecto con una agenda de contratistas confiables asegurará que tengas a las personas adecuadas en su lugar (o a las personas adecuadas para llamar) prácticamente en cualquier lugar.

Paso 2: Organizar flujos de trabajo en software de gestión de proyectos de diseño

Si eres como la mayoría de los equipos de diseño, usas múltiples procesos y herramientas para completar un proyecto de principio a fin. Las personas no deberían trabajar 24/7, pero hay una cosa que sí puede — tu software de gestión de proyectos de diseño!

Los diseñadores necesitan poder mental para el trabajo creativo, no trabajo ocupado. El trabajo ocupado es revisar más de 50 correos electrónicos para obtener comentarios sobre un diseño. Construir una carpeta de cliente desde cero cada vez. O responder al mismo mensaje de “¿Puedo obtener este archivo de fuente?” cada dos días.

Entonces, ¿cómo puedes desarrollar flujos de trabajo a prueba de fallos? ¡Pregunta a la fuente: tu equipo!

• ¿Qué activos de diseño ocupan más tiempo?
• ¿Qué tareas monótonas estás haciendo día a día?
• ¿Qué tipos de tareas requieren colaboración con otros?
• ¿A qué reuniones asistes que no te aportan valor?
• ¿Hay cosas que necesitan ser automatizadas o subcontratadas a otra persona?
• ¿Son las herramientas de gestión de proyectos las que te están ralentizando? ¿Soy yo?

Entonces puedes comenzar a ensamblar flujos de trabajo que impacten positivamente a todo el equipo.

Algo a tener en cuenta es que no debes (y no deberías) sobre-ingeniar y hacer cambios drásticos en el proceso de diseño de la noche a la mañana. Esto podría potencialmente interrumpir el flujo del equipo e invitar a más problemas. Si quieres empezar a hacer movimientos hoy, crea y personaliza plantillas de diseño web para varios proyectos. ¡Un imprescindible para equipos con proyectos, procesos o tareas rutinarias!

Consejo: añade tiempo de reserva en tus plantillas para tener un colchón a lo largo del cronograma del proyecto.

Paso 3: Recibir la solicitud del proyecto de diseño

¿Te suena familiar? Un diseñador recibe un correo electrónico de Jesse en IT pidiendo “solo un banner de LinkedIn con la marca para el equipo de IT”. Inocentemente, el diseñador piensa que es lo suficientemente simple y puede hacerlo en medio día. Después de unos pocos intercambios cortos, el diseñador envía el banner de LinkedIn y lo devuelve a su lista de tareas. Una notificación de Jesse sugiere que el banner es parte de una campaña interna y ahora necesita 43 activos.

Una historia tan vieja como el tiempo.

Esa es la realidad con la que la mayoría de los diseñadores gráficos tienen que lidiar casi todos los días cuando no hay un canal estandarizado de solicitudes de diseño en su lugar. ¡Para ayudar a nuestros diseñadores gráficos a salir de este ciclo, usa un formulario en línea!

Los formularios en línea son mucho mejores que los correos electrónicos que se pierden en la bandeja de entrada de alguien. Aquí está el porqué:

• Los formularios en línea aseguran que el tiempo y los recursos humanos no se desperdicien, especialmente durante la fase de ejecución

• Los formularios en línea se envían a la herramienta de gestión de proyectos para accesibilidad y aprobación — antes de que comience cualquier trabajo

• Los formularios en línea aseguran que las solicitudes de diseño tengan suficiente información sobre los requisitos del cliente para comenzar a delinear el alcance del proyecto sin confusión

• Los formularios en línea reducen las posibilidades de ampliación del alcance — el talón de Aquiles de un diseñador

Parte del rol de un diseñador es ofrecer soluciones al problema que un cliente está tratando de resolver. Aun así, puede ir en un millón de direcciones diferentes si el diseñador está buscando información. Personaliza tu formulario en línea para requerir expectativas claras (objetivo del proyecto, deliverables de alto nivel, fecha de lanzamiento objetivo, presupuesto), para que el equipo del proyecto pueda ver lo que está involucrado.

Por otro lado, un cliente de diseño necesita saber cómo será trabajar con tus diseñadores y tu negocio. Los sentimientos de Elementor sobre expectativas del cliente lo dicen mejor: “Una forma de asegurar que un proyecto vaya sin problemas es estableciendo y gestionando las expectativas del cliente. Aunque puede haber bastantes pasos que toman tiempo y esfuerzo, hacer la debida diligencia necesaria puede prevenir fricciones a largo plazo y mantener tu reputación estelar.”

Estos pocos pasos que puedes tomar ahora para sentar las bases de una experiencia exitosa del cliente son proporcionar un centro donde puedas compartir documentos, fechas clave para llamadas con el cliente y tareas con actualizaciones de estado. ¡Crea una plantilla para este centro de clientes y mejóralo a medida que las estrategias, flujos de trabajo y recursos de tu equipo evolucionen con el tiempo!

Fase 2: La Construcción

Paso 4: Podar las prioridades para una transparencia completa

Cuando las tareas provienen de una mezcla de fuentes — gerentes, equipos de marketing, Jamie pidiendo imprimir su tarea — ¿qué tiene prioridad? Puede volverse desordenado temprano y a menudo entre notas adhesivas, mensajes de Slack y correos electrónicos.

Con una lista de tareas dedicada en el software de gestión de proyectos de diseño, cada diseñador tiene una vista detallada de su carga de trabajo cada día y cómo encaja en el panorama general. Una lista de tareas personal ayuda a los equipos creativos de más de una manera:

• Los diseñadores están libres de cargas administrativas
• Los diseñadores se mantienen en el camino con prioridades, fechas de entrega y dependencias de tareas
• Los gerentes de proyectos de diseño pueden asignar tareas y rastrear el progreso para actualizar a los clientes y otros interesados

Paso 5: Haz que el trabajo sea memorable con un sistema de seguimiento del tiempo

El tiempo es un recurso finito, pero es el más incomprendido. Los creativos luchan con el seguimiento del tiempo, y podría ser por otras razones además de la motivación:

1. Están usando una herramienta de seguimiento del tiempo prehistórica que es complicada y no amigable para los creativos
2. No saben cómo empezar y ser consistentes con el seguimiento del tiempo
3. La idea de ser micromanejados es un desánimo

Empieza ahora si el seguimiento del tiempo no es un hábito colectivo. Las áreas más esenciales en tu negocio se ven afectadas por el seguimiento del tiempo:

• Mantener los proyectos rentables
• Mejorar los modelos de precios
• Gestionar la carga de trabajo del equipo
• Solicitar aprobaciones de presupuesto para actualizar la tecnología y traer apoyo de diseño

Necesitas validación de que la atención, sistemas y energía de tu equipo de diseño se están gastando en las tareas correctas. Así que tomemos la lista de reservas sobre el seguimiento del tiempo anterior y veamos cómo puedes alentar a tu equipo de diseño a rastrear el tiempo de manera consistente:

1. Están usando una herramienta de seguimiento del tiempo prehistórica que es complicada y no amigable para los creativos. Investiga herramientas de gestión de proyectos que puedan integrarse con tu software de gestión de proyectos de diseño. (Involucra a dos o cuatro diseñadores durante el proceso de prueba y selección. Ve por qué en el #2)
2. No saben cómo empezar y ser consistentes. Pide a los “Embajadores del Tiempo” (los diseñadores seleccionados) que usen la herramienta de seguimiento de tiempo y enseñen al resto del equipo en sesiones seguras 1:1
3. La idea de ser micromanejado es un desánimo. Comparte con tu equipo cómo los datos honestos de seguimiento de tiempo no están trabajando en contra de ellos, sino a favor de ellos para rechazar cuando hay demasiado trabajo en la cola de solicitudes

Un diseñador se aleja de su zona creativa cada minuto que pasa buscando un archivo. Es como un misterio de Nancy Drew buscando las huellas digitales de un borrador. Aquí hay cosas que evitar:

• Almacenar archivos de proyectos en el escritorio de un diseñador

A menudo, las tareas de diseño pasan por varios diseñadores. Como resultado, un diseñador puede fácilmente malgastar tiempo esperando a que alguien envíe el archivo del proyecto desde su escritorio. (O pueden escuchar la versión de 10 minutos de “All Too Well” dos veces, y no se considerará tiempo malgastado.)

• Usar múltiples servicios en la nube con acceso poco fiable

“Está en el drive. No, no en el drive de la marca… no en Google Drive… no en Dropbox. Espera, espera, está en el drive de la marca. ¿Necesitas VPN para acceder al drive de la marca? Mierda.”

¿Necesito decir más?

• Limitar el acceso a los archivos del proyecto

Si Alex está viviendo sus sueños de viaje de lujo en las aguas turquesas de las Bahamas, lo último que quiere hacer es enviar una ruta de archivo a los mock-ups de la página web.

• Guardar cambios de diseño sobre el archivo original

Sigamos…

Si usar un sistema de carpetas simple y aburrido no despierta alegría en tu equipo de diseño, prueba ClickUp Whiteboards! Los diseñadores pueden vincular activos, generar nuevas ideas y crear tareas detalladas del proyecto. “Realizamos hackatones de diseño y producto — sesiones de lluvia de ideas — donde ideamos en tiempo real y resolvemos problemas desafiantes de UI/UX,” dice Zach Blodgett, Gerente Senior de Producto de ClickUp.

Fase 3: Conclusión

Paso 6: Establecer una cultura de retroalimentación

Esta parte del proceso de gestión de proyectos de diseño se siente como una carrera hacia la línea de meta. Primero, los diseñadores reciben retroalimentación y hacen ajustes intrincados o cambios significativos para acercarse a la visión del cliente. Luego, los días se sienten como horas y las horas como minutos.

Considera filtrar todos los mensajes de retroalimentación en tu sistema de gestión de proyectos para maximizar este período corto pero crítico.

Sé muy específico usando herramientas de anotación para comentar directamente en los archivos, para que los diseñadores no tengan que hacer trabajo de detective. A menos que seas Shania Twain, debes dar retroalimentación de calidad a un diseñador sobre los elementos del activo que no te impresionan mucho. Un comentario ambiguo puede convertirse en múltiples iteraciones de un diseño que podrían haberse evitado.

Si estás buscando comenzar o mejorar tu sistema de retroalimentación, considera usar DACI, un marco de toma de decisiones que define la participación de una persona en un proyecto.

• Driver: la persona que gestiona todo el proyecto de principio a fin
• Approver: la persona o personas que tienen la última palabra sobre las características de un proyecto
• Contributor: la persona o personas que influyen en la decisión debido a su experiencia
• Informed: la persona o personas que no están directamente involucradas en el proyecto pero necesitan estar al tanto porque podría influir en su trabajo

Lleva esto un paso más allá y agrégalo a tu herramienta de gestión de proyectos de diseño para transparencia, actualizaciones y mantenimiento de registros.

Paso 7: Enviar entregables finales y tareas administrativas

Todos los activos están aprobados, ¡y es hora de envolverlos en un lazo virtual y enviarlos! Aquí es donde la carpeta del proyecto del cliente de la fase uno resulta útil. No solo agiliza la entrega al cliente, sino que también sirve como un archivo para todos los materiales relacionados con el proyecto. Tareas, comunicación, documentos, facturas—¡todo está vinculado para una fácil referencia!

Paso 8: Pon la Mejores Éxitos de los 90 y celebra en equipo

Las celebraciones no son obligatorias, aunque muy recomendadas, especialmente para proyectos que pueden durar hasta nueve meses! Todas las noches de desvelo resolviendo problemas y los miembros del equipo yendo más allá deben ser reconocidos en un ambiente divertido. (¡Quiero decir, mira estas caras sonrientes después de un lanzamiento victorioso!)

¡Toca la campana! Estamos al final del proceso de gestión de proyectos de diseño, pero hay una última pieza de este rompecabezas para completarlo. Mi esperanza para ti y tu equipo es el éxito a largo plazo, así que aquí hay algunas metodologías a considerar que pueden ayudarte a entender mejor tus proyectos y equipos.

Una Guía de Bolsillo para Metodologías de Gestión de Proyectos de Diseño

Diseño Ágil

La metodología de gestión de proyectos ágil es un enfoque incremental e iterativo para gestionar proyectos en fases. Cada iteración tiene un alcance fijo (entre 1-3 semanas) para mantener la consistencia, estabilidad y entrega a tiempo del producto.

Pros del diseño ágil

• Aumenta la satisfacción y retención del cliente
• Los estándares de código de software y pruebas se utilizan repetidamente
• Roles específicos con múltiples responsables de proyecto para alcanzar el mismo objetivo

Contras del diseño ágil

• Posible falta de comprensión en la flexibilidad del flujo de trabajo
• Algunas organizaciones pueden encontrar que los flujos de trabajo ágiles no encajan bien con su cultura
• Un profesional ágil experimentado puede ser necesario para equipos nuevos en agilidad

Diseño Kanban

La metodología de gestión de proyectos Kanban permite a los equipos visualizar su trabajo de una manera no disruptiva. Un tablero Kanban está estructurado en columnas para ayudar a los equipos a visualizar la cantidad de trabajo en progreso. Una tarjeta (que representa la tarea) se mueve a través de cada columna (que representa el estado del flujo de trabajo) de izquierda a derecha hasta que alcanza el estado de completado.

Ventajas del diseño Kanban

• Los límites de trabajo en progreso evitan la sobrecarga
• Una herramienta de gestión de proyectos diseñada para personas visuales
• Más predictibilidad con un sistema estable y comunicación abierta

Desventajas del diseño Kanban

• Falta de plazos dentro de cada etapa del flujo de trabajo
• Los tableros Kanban desactualizados se convertirán en un cuello de botella
• Debe ser utilizado dentro de un marco de gestión de proyectos bien engrasado

Diseño Scrum

La metodología de gestión de proyectos Scrum añade al enfoque ágil implementando reuniones de sprint de diseño. Los elementos de alta prioridad de la cola de solicitudes de diseño se seleccionan cuidadosamente para construir un sprint que puede durar hasta cuatro semanas.

«Nosotros — diseñador, gerente de proyecto y director creativo — revisamos todas las solicitudes entrantes y programamos las tareas según los plazos y la capacidad del equipo. También utilizamos este tiempo para hacer cualquier pregunta sobre el resumen de la solicitud y proporcionar actualizaciones de estado sobre las tareas ya en progreso,» dice Sarah Gordon, Gerente de Proyectos Creativos de ClickUp.

Ventajas del diseño Scrum

• Duración de la línea de tiempo flexible, típicamente de 1 a 4 semanas
• Los sprints cortos apoyan cambios más rápidos a partir de la retroalimentación de clientes y partes interesadas
• Los equipos están alineados en torno a las tareas y progresan a través de reuniones diarias de scrum

Desventajas del diseño Scrum

• Las reuniones diarias pueden no encajar bien con la cultura de algunos equipos
• La tasa de éxito es mayor con miembros del equipo ágiles experimentados
• Adoptar el marco Scrum en equipos grandes puede ser un proceso largo

Diseño Waterfall

La metodología de gestión de proyectos Waterfall es uno de los métodos tradicionales. Tiene dos atributos principales: una planificación inicial exhaustiva y requisitos de fin fijo. La gestión de proyectos Waterfall es predictiva, lo que significa que cada etapa comienza cuando termina su predecesora.

Después de que un proyecto ha comenzado, es casi imposible hacer cambios. ¡(Esta característica de Waterfall es desalentadora para las organizaciones que experimentan cambios en los requisitos!)

Ventajas del diseño Waterfall

• No hay superposición entre las fases del proyecto
• Fácil y familiar de entender para equipos nuevos y experimentados
• Los plazos claros se determinan y se cumplen al inicio del proyecto

Desventajas del diseño Waterfall

• Modelo de comunicación de arriba hacia abajo
• No es el mejor para proyectos continuos
• No es adecuado para el desarrollo de software o proyectos complejos

Reequipar la Gestión de Proyectos de Diseño

Imagina todas las ideas que puedes conceptualizar y las tareas que puedes terminar en un día de trabajo al mejorar tus sistemas. Deja que esta guía sea tu ancla para crear tus mejores soluciones de gestión de proyectos de diseño—márcala como favorita o compártela con un compañero diseñador.

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