O Guia Completo para Gerenciamento de Projetos de Design

Para a maioria dos profissionais criativos, seu trabalho exige dois ou vinte processos para traduzir objetivos colossais em tarefas acionáveis. Depois, há as tarefas administrativas: responder e-mails, verificar documentos de cópia, acompanhar documentos de cópia — toda a gama de trabalho burocrático. Le sigh.

Se você é um designer, gerente de projetos — ou Riley do Marketing que está curioso para aprender algo novo — este guia para gerenciar projetos de design mostrará os passos práticos que você pode tomar agora mesmo para eliminar atividades que desperdiçam tempo e frustração. Acabe com a retrabalho de ativos. Diga não ao aumento de escopo. E construa uma estrutura infalível que possa se adaptar ao inesperado.

Este guia é uma parte tutorial de como fazer e uma parte filosofia de produtividade (com uma pitada de recomendações de software) para realizar suas ambições de gerenciamento de projetos de design. Agora pegue sua terceira xícara de café e vamos começar!

O Que é Gerenciamento de Projetos de Design?

Gerenciamento de projetos de design é trabalhar com profissionais criativos para conceituar, gerenciar e construir projetos de design, desde produtos até lojas temporárias.

Ao contrário dos projetos tradicionais com data de início e término, os projetos de design são contínuos. É necessário feedback de clientes e consumidores para melhorar a próxima experiência. Além disso, os projetos de design têm características e desafios diferentes porque o trabalho de design é subjetivo. Como resultado, nenhum dois designers produzirão o mesmo entregável de projeto! Todos têm gostos, percepções e experiências de vida únicas.

Profissionais criativos bem-sucedidos entendem que design e sistemas devem trabalhar lado a lado para que as pessoas entreguem trabalho de alta qualidade ao mundo — sem se esgotar. Então vamos levantar o véu e caminhar pelos bastidores do gerenciamento de projetos de design.

À medida que mergulhamos em cada fase do projeto de design, você aprenderá dicas para ajudar a aumentar a produtividade da equipe em 10x e criar um ambiente previsível para que os designers se concentrem no trabalho que importa!

Como Executar o Gerenciamento de Projetos de Design (e Dicas para Resolver Desafios de Designers)

Fase 1: Planejamento e Preparação

O segredo não tão secreto para o sucesso de projetos de design? Clareza. Isso significa reunir seus funcionários, ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas para preparar como você vai entregar serviços de design.

Passo 1: Organize a equipe do projeto

A maioria das empresas adotou uma estrutura remota em primeiro lugar neste mundo em rápida mudança. Você não está limitado ao mesmo prédio ou código postal ao procurar talentos! Além disso, o cenário das habilidades de design é vasto e diversificado. Você vai querer trazer gerentes de projetos de design e designers diversos para cumprir responsabilidades específicas do processo de design.

Aqui está uma lista dos papéis de design mais comuns, cada um com funções diferentes:

• Designers gráficos organizam conceitos visuais e textuais para transmitir a mensagem da marca, marketing, web e materiais publicitários
• Designers de UX moldam a jornada do usuário com páginas da web para torná-la agradável e acessível
• Designers de UI organizam os botões de uma página da web, campos de entrada de texto, esquemas de cores, etc. para fazer com que cada elemento visual se una como uma imagem, mas individualmente sirva a um propósito
• Designers de produto constroem soluções para as necessidades do cliente desenvolvendo e melhorando os recursos de um produto
• Designers de experiência constroem uma experiência interativa para comunicar informações às pessoas em um espaço
• Designers de motion graphics combinam narrativa, animação e cinematografia para criar vídeos 2D e 3D
• Designers de jogos inventam uma experiência de mundo virtual com personagens e enredos
• Escritores compõem os slogans, frases e sentenças na voz da marca para fazer com que os leitores tomem uma ação

Se você tem uma equipe interna de dois ou cinquenta, provavelmente contará com a ajuda de contratados por diferentes razões em qualquer momento:

• Adicionar support a um projeto de design em grande escala
• Substituir um designer enquanto ele está de licença ou férias
• Fornecer habilidades ou especialidades que não existem na equipe atual do projeto
• Assumir tarefas gratificantes enquanto a equipe principal se concentra na estratégia e planejamento de design

Construir uma equipe de projeto com um Rolodex de contratados confiáveis garantirá que você tenha as pessoas certas no lugar (ou as pessoas certas para chamar) virtualmente em qualquer lugar!

Passo 2: Organize fluxos de trabalho no software de gerenciamento de projetos de design

Se você é como a maioria das equipes de design, usa múltiplos processos e ferramentas para completar um projeto do início ao fim. As pessoas não devem trabalhar 24/7, mas há uma coisa que pode — seu software de gerenciamento de projetos de design!

Os designers precisam de poder cerebral para o trabalho criativo, não para trabalho braçal. Trabalho braçal é vasculhar mais de 50 e-mails para obter feedback sobre um design. Criar uma pasta de cliente do zero a cada vez. Ou responder à mesma mensagem “Posso obter este arquivo de fonte?” todos os dias.

Então, como você pode desenvolver fluxos de trabalho à prova de falhas? Pergunte à fonte: sua equipe!

• Quais ativos de design consomem mais tempo?
• Quais tarefas monótonas você faz diariamente?
• Que tipos de tarefas exigem colaboração com outras pessoas?
• Quais reuniões você está participando que não fornecem valor para você?
• Existem coisas que precisam ser automatizadas ou terceirizadas para outra pessoa?
• São as ferramentas de gerenciamento de projetos que estão te atrasando? Sou eu?

Então você pode começar a montar fluxos de trabalho que impactarão positivamente toda a equipe.

Algo a ter em mente é que você não deve (e não deveria) superengenheirar e fazer mudanças drásticas no processo de design da noite para o dia. Isso pode potencialmente interromper o fluxo da equipe e trazer mais problemas. Se você quiser começar a agir hoje, crie e personalize modelos de design web para vários projetos. Um item indispensável para equipes com projetos, processos ou tarefas rotineiras!

Dica: adicione tempo de buffer em seus modelos para ter uma margem de segurança ao longo do cronograma do projeto.

Passo 3: Receber a solicitação do projeto de design

Isso soa familiar? Um designer recebe um email de Jesse no TI pedindo “apenas um banner de LinkedIn com a marca para a equipe de TI.” Inocentemente, o designer pensa que é simples o suficiente e pode concluir em meio dia. Após algumas trocas rápidas, o designer envia o banner do LinkedIn e volta para sua lista de afazeres. Uma notificação de Jesse sugere que o banner faz parte de uma campanha interna e agora precisa de 43 ativos.

Uma história tão antiga quanto o tempo.

Essa é a realidade que a maioria dos designers gráficos tem que lidar quase todos os dias quando não há um canal padronizado de solicitação de design em vigor. Para ajudar nossos designers gráficos a sair desse ciclo, use um formulário online!

Formulários online são muito melhores do que e-mails que se perdem na caixa de entrada de alguém. Aqui está o porquê:

• Formulários online garantem que tempo e recursos humanos não sejam desperdiçados — especialmente durante a fase de execução

• Formulários online são enviados para a ferramenta de gerenciamento de projetos para acessibilidade e aprovação — antes de qualquer trabalho começar

• Formulários online garantem que as solicitações de design tenham informações suficientes sobre os requisitos do cliente para começar a delinear o escopo do projeto sem confusão

• Formulários online reduzem as chances de aumento de escopo — o calcanhar de Aquiles de um designer

Parte do papel de um designer é oferecer soluções para o problema que um cliente está tentando resolver. Ainda assim, pode ir em um milhão de direções diferentes se o designer estiver lutando por informações. Personalize seu formulário online para exigir expectativas claras (objetivo do projeto, deliveráveis de alto nível, data de lançamento, orçamento), para que a equipe do projeto possa ver o que está envolvido.

Por outro lado, um cliente de design precisa saber como será trabalhar com seus designers e sua empresa. Os sentimentos do Elementor sobre expectativas do cliente dizem o melhor: “Uma maneira de garantir que um projeto corra bem é definir e gerenciar as expectativas do cliente. Embora possam haver vários passos que exigem tempo e esforço, fazer a devida diligência necessária pode evitar atritos a longo prazo e manter sua reputação impecável.”

Esses poucos passos que você pode dar agora para estabelecer a base para uma experiência bem-sucedida do cliente são fornecer um hub onde você pode compartilhar documentos, datas-chave para chamadas com o cliente e tarefas com atualizações de status. Crie um modelo para este hub do cliente e melhore-o à medida que as estratégias, fluxos de trabalho e recursos de sua equipe evoluem ao longo do tempo!

Fase 2: A Construção

Passo 4: Priorize as prioridades para total transparência

Quando as tarefas vêm de uma mistura de fontes — gerentes, equipes de marketing, Jamie pedindo para imprimir seu dever de casa — qual tem prioridade? Pode ficar bagunçado cedo e frequentemente entre notas adesivas, mensagens no Slack e e-mails.

Com uma lista de tarefas dedicada no software de gerenciamento de projetos de design, cada designer tem uma visão detalhada de sua carga de trabalho a cada dia e como ela se encaixa no quadro geral. Uma lista de tarefas pessoal ajuda as equipes criativas de várias maneiras:

• Os designers estão livres de encargos administrativos
• Os designers mantêm-se no caminho certo com prioridades, datas de entrega e dependências de tarefas
• Os gerentes de projetos de design podem atribuir tarefas e acompanhar o progresso para atualizar clientes e outras partes interessadas

Passo 5: Torne o trabalho memorável com um sistema de rastreamento de tempo

O tempo é um recurso finito, mas é o mais incompreendido. Os criativos lutam com a marcação de tempo, e isso pode ser por outros motivos além da motivação:

1. Eles estão usando uma ferramenta de rastreamento de tempo pré-histórica que é complicada e não amigável para criativos
2. Eles não sabem como começar e ser consistentes com a marcação de tempo
3. A ideia de ser micromanejado é um desestímulo

Comece agora se a marcação de tempo não for um hábito coletivo. As áreas mais essenciais do seu negócio são afetadas pela marcação de tempo:

• Manter os projetos lucrativos
• Melhorar os modelos de precificação
• Gerenciar cargas de trabalho da equipe
• Solicitar aprovações de orçamento para atualizar a tecnologia e trazer support de design

Você precisa de validação de que a atenção, sistemas e energia da sua equipe de design estão sendo gastos nas tarefas certas. Então, vamos pegar a lista de reservas de controle de tempo acima e ver como você pode incentivar sua equipe de design a rastrear o tempo de forma consistente:

1. Eles estão usando uma ferramenta de rastreamento de tempo pré-histórica que é complicada e não amigável para a criatividade. Pesquise ferramentas de gerenciamento de projetos que possam se integrar ao seu software de gerenciamento de projetos de design. (Traga de dois a quatro designers durante o processo de teste e seleção. Veja por que no #2)
2. Eles não sabem como começar e ser consistentes. Peça aos “Embaixadores do Tempo” (os designers selecionados) para usar a ferramenta de rastreamento de tempo e ensinar o restante da equipe em sessões seguras 1:1
3. A ideia de ser microgerenciado é um desestímulo. Compartilhe com sua equipe como os dados honestos de rastreamento de tempo não estão trabalhando contra eles, mas a favor deles para resistir quando há muito trabalho chegando na fila de solicitações

Um designer se afasta de sua zona criativa a cada minuto que passa procurando um arquivo. É como um mistério de Nancy Drew procurando pelas pegadas digitais de um rascunho. Aqui estão coisas a evitar:

• Armazenar arquivos de projeto na área de trabalho de um designer

Frequentemente, as tarefas de design são passadas por vários designers. Como resultado, um designer pode facilmente perder tempo esperando que alguém envie o arquivo do projeto de sua área de trabalho. (Ou eles podem ouvir a versão de 10 minutos de “All Too Well” duas vezes, e isso não será considerado tempo perdido.)

• Usar vários serviços baseados em cloud com acesso não confiável

“Está no drive. Não, não no drive da marca… não no Google Drive… não no Dropbox. Espere, está no drive da marca. Ah, você precisa de VPN para acessar o drive da marca? Droga.”

Preciso dizer mais?

• Limitar o acesso aos arquivos do projeto

Se Alex está vivendo seus sonhos de viagem de luxo nas águas turquesas das Bahamas, a última coisa que eles querem fazer é enviar um caminho de arquivo para os mock-ups da página web.

• Salvar alterações de design sobre o arquivo original

Seguindo em frente…

Se usar um sistema de pastas simples e chato não desperta alegria na sua equipe de design, experimente ClickUp Whiteboards! Os designers podem vincular ativos, brainstormar novas ideias e criar tarefas detalhadas do projeto. “Realizamos hackathons de design e produto — sessões de brainstorming — onde idealizamos em tempo real e trabalhamos em problemas desafiadores de UI/UX”, diz Zach Blodgett, Gerente Sênior de Produto da ClickUp.

Fase 3: Concluindo

Etapa 6: Estabeleça uma cultura de feedback

Esta parte do processo de gerenciamento de projetos de design parece uma corrida para a linha de chegada. Primeiro, os designers recebem feedback e fazem ajustes intrincados ou mudanças significativas para se aproximar da visão do cliente. Então, os dias parecem horas e as horas parecem minutos.

Considere filtrar todas as mensagens de feedback no seu sistema de gerenciamento de projetos para maximizar este período curto, mas crítico.

Seja hiper-específico usando ferramentas de anotação para comentar diretamente nos arquivos, para que os designers não precisem fazer trabalho de detetive. A menos que você seja Shania Twain, você deve dar um feedback de qualidade a um designer sobre os elementos do ativo que não te impressionam muito. Um comentário ambíguo pode se transformar em várias iterações de um design que poderiam ter sido evitadas.

Se você está procurando começar ou melhorar seu sistema de feedback, considere usar o DACI, um framework de tomada de decisão que define o envolvimento de uma pessoa em um projeto.

• Driver: a pessoa que gerencia todo o projeto do início ao fim
• Aprovador: a pessoa ou pessoas que têm a palavra final sobre as características de um projeto
• Contribuidor: a pessoa ou pessoas que influenciam a decisão devido à sua expertise
• Informado: a pessoa ou pessoas que não estão diretamente envolvidas no projeto, mas precisam estar cientes porque isso pode influenciar seu trabalho

Dê um passo adiante e adicione isso à sua ferramenta de gerenciamento de projetos de design para transparência, atualizações e registro!

Etapa 7: Envie os entregáveis finais e faça a manutenção

Todos os ativos estão aprovados, e é hora de embrulhá-los em um laço virtual e enviá-los! É aqui que a pasta do projeto do cliente da fase um é útil. Isso não só agiliza a entrega ao cliente, mas também serve como um arquivo para todos os materiais relacionados ao projeto. Tarefas, comunicação, documentos, faturas — todos estão vinculados para fácil referência!

Etapa 8: Toque os Maiores Sucessos dos Anos 90 e celebre como uma equipe

Celebrações não são obrigatórias, embora altamente mandatórias, especialmente para projetos que podem durar até nove meses! Todas as noites em claro resolvendo problemas e os membros da equipe indo além do esperado devem ser reconhecidos em um ambiente divertido. (Quero dizer, olhe para esses rostos sorridentes após um lançamento vitorioso!)

Toque o sino! Estamos no final do processo de gerenciamento de projetos de design — mas há uma última peça deste quebra-cabeça para completar tudo. Minha esperança para você e sua equipe é o sucesso a longo prazo, então aqui estão algumas metodologias a considerar que podem ajudar você a entender melhor seus projetos e equipes.

Um Guia de Bolso para Metodologias de Gerenciamento de Projetos de Design

Design Ágil

A metodologia de gerenciamento de projetos ágil é uma abordagem incremental e iterativa para gerenciar projetos em fases. Cada iteração tem um escopo fixo (entre 1-3 semanas) para manter a consistência, estabilidade e entrega pontual do produto!

Prós do design ágil

• Aumento da satisfação e retenção do cliente
• Padrões de código de software e testes são usados repetidamente
• Papéis específicos com múltiplos impulsionadores de projeto para alcançar o mesmo objetivo

Contras do design ágil

• Potencial falta de compreensão na flexibilidade do fluxo de trabalho
• Algumas organizações podem achar que fluxos de trabalho ágeis não se encaixam bem na cultura
• Um profissional ágil experiente pode ser necessário para equipes novas no ágil

Design Kanban

A metodologia de gerenciamento de projetos Kanban permite que as equipes visualizem seu trabalho de maneira não disruptiva. Um quadro Kanban é estruturado em colunas para ajudar as equipes a visualizar a quantidade de trabalho em andamento. Um cartão (representando a tarefa) se move através de cada coluna (representando o status do fluxo de trabalho) da esquerda para a direita até atingir o status de concluído.

Prós do design Kanban

• Limites de trabalho em andamento evitam sobrecarga
• Uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada para pessoas visuais
• Mais previsibilidade com um sistema estável e comunicação aberta

Contras do design Kanban

• Falta de prazos dentro de cada estágio do fluxo de trabalho
• Quadros Kanban desatualizados se tornarão um gargalo
• Deve ser usado dentro de uma estrutura de gerenciamento de projetos bem organizada

Design Scrum

A metodologia de gerenciamento de projetos Scrum adiciona à abordagem ágil implementando reuniões de sprint de design. Itens de alta prioridade da fila de solicitações de design são cuidadosamente selecionados para construir um sprint que pode durar até quatro semanas.

“Nós — designer, gerente de projeto e diretor criativo — revisamos todas as solicitações recebidas e agendamos tarefas com base nos prazos e na capacidade da equipe. Também usamos esse tempo para fazer perguntas sobre o briefing da solicitação e fornecer atualizações de status sobre as tarefas já em andamento,” diz Sarah Gordon, Gerente de Projetos Criativos da ClickUp.

Prós do design Scrum

• Comprimento flexível da linha do tempo, tipicamente 1-4 semanas
• Sprints curtos support mudanças mais rápidas a partir do feedback de clientes e partes interessadas
• As equipes estão alinhadas em torno das tarefas e progridem através de reuniões diárias de scrum

Contras do design Scrum

• Reuniões diárias podem não se encaixar na cultura de algumas equipes
• A taxa de sucesso é maior com membros de equipe ágeis experientes
• Adotar a estrutura Scrum em equipes maiores pode ser um processo longo

Design Waterfall

A metodologia de gerenciamento de projetos Waterfall é um dos métodos tradicionais. Ela possui dois atributos principais: planejamento inicial detalhado e requisitos de término fixos. O gerenciamento de projetos Waterfall é preditivo, o que significa que cada estágio começa quando seu antecessor termina.

Depois que um projeto começa, é quase impossível fazer mudanças. (Esta característica do Waterfall é desanimadora para organizações que experimentam mudanças de requisitos!)

Prós do design Waterfall

• Sem sobreposição entre as fases do projeto
• Fácil e familiar de entender para equipes novas e experientes
• Prazos claros são determinados e cumpridos no início do projeto

Contras do design Waterfall

• Modelo de comunicação de cima para baixo
• Não é o melhor para projetos contínuos
• Não é adequado para desenvolvimento de software ou projetos complexos

Reestruture Seu Gerenciamento de Projetos de Design

Imagine todas as ideias que você pode conceber e tarefas que pode concluir em um dia de trabalho ao elevar seus sistemas a um novo nível. Deixe este guia ser seu âncora para criar suas melhores soluções de gerenciamento de projetos de design—adicione aos favoritos ou compartilhe com um colega designer.

Foi divertido passar um tempo com você e Elementor! Lembre-se de ser extra gentil consigo mesmo, mudar seu ambiente para pensar de maneiras diferentes e se conectar com outros em suas comunidades artísticas. Estamos torcendo por você!