Onze tijd is kostbaar. Het is het enige waar we niet meer van kunnen krijgen. We zouden een filosofisch debat kunnen beginnen over dit onderwerp, en de ins en outs ervan verkennen, maar we richten ons op het professionele aspect van tijd. Meer specifiek, hoe kostbaar tijd is als je het aan werk besteedt.
We worden betaald voor ons werk – voor de uren die we in verschillende projecten stoppen. Elke verspilde minuut had besteed kunnen worden aan meer geld verdienen. Daarom is tijdmanagement super belangrijk.
Maar als het gaat over tijdmanagementtools, is er een trend om vooral te focussen op tijdregistratie- en taakmanagementtools. Die zijn zeker een groot onderdeel ervan, maar er zijn ook andere tools die je kunnen helpen je tijd efficiënter te gebruiken. Tools die zich richten op dingen als communicatie met klanten, het verwijderen van afleiding, en andere zaken.
De volgende 10 aanbevelingen gaan je helpen om al die gebieden aan te pakken waar professionals, en dan vooral webdesigners, veel tijd verliezen.
Inhoudsopgave
10 Beste Tijdmanagementtools voor Webdesigners
Met goed tijdmanagement krijg je een hele reeks voordelen:
- Meer tijd besteden aan klantenwerk in plaats van niet-factureerbare administratieve taken.
- Stoppen met lange uren of weekenden werken om in te halen.
- Meer gedaan krijgen en dat in veel kortere tijd dan je voorheen kon.
- Stoppen met dag-tot-dag werken en beginnen met een langetermijnmentaliteit.
- Je workflow stroomlijnen en gemakkelijker meerdere projecten tegelijk managen.
- Meer vertrouwen hebben in het aannemen van nieuwe klanten, het plannen van projecten en het halen van deadlines.
- Minder stress ervaren en daardoor je focus en creativiteit verbeteren.
Dat gezegd hebbende, en goede productiviteitsstrategie is alleen nuttig als je de juiste tools hebt om het te implementeren en te managen. Dus, laten we eens kijken naar de apps die je nodig gaat hebben:
1. Freedom
Het maakt niet uit of je en webdesigner of een webontwikkelaar bent. Door de hele dag online te werken, word je overal blootgesteld aan afleidingen – email, sociale media, nieuwssites, mobiele apps, en meer.
Freedom geeft je de mogelijkheid om te beslissen wanneer je vrij bent om het web te verkennen, welke websites of apps verboden zijn, en op welke apparaten je je toegang wilt beperken. In tegenstelling tot sommige andere apps die afleidingen blokkeren, werkt deze op alle belangrijke apparaten, joh.
Een mogelijk nadeel is dat je ‘m een beetje moet instellen als je er goede resultaten uit wilt halen, weet je. Freedom heeft bijvoorbeeld vier verschillende browser-extensies om te installeren:
- Een rustgevend groen scherm
- Een pauzeknop
- Een tijdslimietknop
- Een inzichtknop
Er moeten ook een paar dingetjes geïnstalleerd worden als je ‘m op je smartphone gebruikt. Hoewel het komt met een vooraf gemaakte lijst van afleidende websites en dagelijkse tijdslimieten, moet je ook tijd besteden aan het maken van je eigen lijst met afleidingen om te blokkeren.
Maar als je dit eenmaal hebt ingesteld, kan het echt handig zijn – en niet alleen voor als je aan het werk bent. Als je bijvoorbeeld wilt beperken hoe laat of vroeg je je werk-email kunt checken of kunt inloggen op sociale media, kun je beperkte uren instellen en ze terugkerend maken.
Natuurlijk is zo’n goed ding niet gratis te gebruiken, hè. Freedom kost 6,99 dollar per maand voor het maandelijkse abonnement, 2,42 dollar per maand voor het jaarlijkse abonnement, of een eenmalig bedrag van 129 dollar voor eeuwige toegang.
2. Boomerang voor Gmail
Als het om email gaat, heb je misschien meer verfijnde controles nodig.
Wat doe je bijvoorbeeld met het versturen van een email als je toegang tot Gmail volledig beperkt is? Met Freedom kun je een beperkte site ‘deblokkeren’, maar je wilt niet in de gewoonte komen om dat te doen.
In plaats daarvan kun je Boomerang voor Gmail gebruiken. Het is een browser-extensie die enkele unieke email-beheerfuncties aan Gmail toevoegt.
De belangrijkste functie van deze extensie is de inbox-pauze. Alle berichten die binnenkomen worden apart gehouden in een wachtrij. Pas als je je inbox deblokkert, zie je alles wat er is binnengekomen.
Daarnaast kun je met Boomerang je e-mails inplannen voor een later tijdstip. Je kunt ook een email plannen om terug te keren naar je inbox wanneer je er echt tijd voor hebt, of om je een herinnering te sturen als je het nog niet helemaal hebt afgehandeld.
Het grootste nadeel van deze tool is dat hij alleen werkt voor Gmail.
Boomerang heeft wel een gratis plan, maar dat is beperkt in gebruik. Je kunt beter upgraden naar het Personal-plan voor 4,99 dollar per maand als je een Gmail-gebruiker bent, of naar het Pro-plan voor 14,99 dollar per maand als je G Suite gebruikt.
3. Toggl Track
Tijdtrackers zijn handige hulpmiddelen voor tijdmanagement, maar misschien niet om de redenen die je zou verwachten.
Ja, een tijdtracker zoals Toggl helpt je bij te houden hoeveel uren je werkt en waar je tijd naartoe gaat. Maar laten we zeggen dat je een maand lang je tijd bijhoudt. Je krijgt meer dan genoeg gegevens om uit te vogelen hoe lang je meest voorkomende taken duren.
Als je precies weet hoe lang elke taak duurt van klus tot klus, kun je je projecten nauwkeuriger plannen en, nog belangrijker, deadlines halen.
Bovendien kun je een betere job doen om ervoor te zorgen dat je het juiste bedrag in rekening brengt voor elke klus waar je aan werkt.
Het enige nadeel van het gebruik van Toggl Track is dat de analyses niet beschikbaar zijn tenzij je upgradet naar een van de premium-plannen, die beginnen bij 9 dollar per maand.
4. ClickUp
Ontworpen voor zowel visuele planners als gedachtenleiders, is ClickUp een projectmanagementplatform dat verschillende weergaven en aanpasbare besturingselementen combineert om je perfecte workflow te creëren. Het kan helpen bij het organiseren van zowel eenvoudige als complexe projecten en het managen van je team.
ClickUp belooft je één dag per week te besparen, met intuïtieve taakcreatie, hiërarchische workflow en annotatiefuncties om feedback te geven en te ontvangen direct op afbeeldingen en ontwerpen. Bovendien kun je met gastmachtigingen klanten en aannemers direct in je workflow uitnodigen zonder je interne gegevens in gevaar te brengen of een andere app te moeten kopen.
Hoewel ClickUp bijna al je werk-apps kan vervangen, kun je de Embed-weergave gebruiken om apps van derden binnen te halen als je ze nodig hebt. Plus, met meer dan 1000 integraties kun je al je apps synchroniseren met ClickUp voor naadloze verbindingen! Als je op zoek bent naar automations die elk stapje van je proces van begin tot eind makkelijker maken, dan vind je ze hier.
Je kunt kiezen uit vijf verschillende plannen, waaronder een gratis voor-altijd plan dat de meeste essentiële projectmanagement functies voor designers bevat. Maar als je meer premium functies nodig hebt, zoals rapportage tools of zelfs custom branding features, kun je upgraden naar een betaald plan, vanaf €5 per maand.
ClickUp biedt meerdere gebruikersrollen zodat je gastgebruikers, teamleden en beheerders naar je Workspace kunt halen. Je kunt taken delen en privé maken met een paar simpele klikken, en je team zal de vrijheid waarderen om taken en verantwoordelijkheden te delegeren om ervoor te zorgen dat ze die project deadlines halen.
Met Kanban borden, custom-gemaakte formulieren, sprints, email mogelijkheid direct vanuit het platform en nog meer belangrijke features, is ClickUp een krachtig productiviteitsplatform dat webdesigners zouden moeten overwegen.
5. Harvest
Harvest is nog een time tracker optie, maar het heeft meer features dan Toggl. Je kunt bijvoorbeeld:
- Verbinden met je offerte/contract generatie software en automatisch facturen maken voor je project mijlpalen.
- Integreren met taakbeheer software en je tijd bijhouden zonder de app te hoeven verlaten.
- Facturen genereren van je geregistreerde tijd en ze automatisch versturen via je betalingsverwerkingssoftware.
Hoewel Harvest een geweldige tool is voor tijdregistratie en het wat van je administratieve werk zal vereenvoudigen, is het een betere tijdmanagement tool voor ontwerpbureaus. Dus, als je momenteel een team voor je hebt werken of van plan bent in de toekomst mensen aan te nemen, is dit de time-tracking tool om te overwegen.
De prijzen zijn simpel. Het kost €12 per maand per gebruiker.
6. AND.CO
Als je potentiële klanten vindt om mee te werken en tijd besteedt aan praten met hen over je webdesign diensten, kom je uiteindelijk op een punt waar ze om een voorstel vragen.
Dit is slechts een van de vele tijdbesparende tools die AND.CO je kan bieden.
In de kern is AND.CO een offerte- en contractgeneratie software. Het maakt het hele proces ook licht werk. Al wat je hoeft te doen is de details invoeren over wie de klant is, wat de voorwaarden van de overeenkomst zijn, en het ondertekenen.
De software zorgt voor het voorbereiden van de rest van de juridische documentatie voor jou. Dat is dus maar één tijdbesparende feature.
AND.CO komt ook met een ingebouwde timer.
Als je eraan denkt om je geregistreerde tijd te koppelen aan een open contract, kun je moeiteloos facturen maken voor je klanten. Als je per uur factureert, tenminste.
Zelfs als je die factureringsfunctie niet kunt gebruiken, is dat oké. AND.CO kan facturen genereren op basis van de mijlpaalbetalingen die je in je contracten vastlegt – dit omvat ook de vooruitbetaling en de eindbetaling bij voltooiing van de website deliverables.
Hoe dan ook, het helpt je betaald te krijgen voor het werk dat je doet.
AND.CO heeft een gratis plan. Maar als je upgradet en €18 per maand betaalt, kun je de AND.CO branding van je contracten verwijderen en ze ook bewerken (voor het geval er extra clausules zijn die je wilt toevoegen).
7. Pomofocus.io
Dit is een ander soort timer dan degene die we op deze lijst hebben gezien. Pomofocus is een timer die specifiek is gebouwd om webdesigners te helpen De Pomodoro Techniek te gebruiken.
De timer loopt 25 minuten. Aan het einde neem je een pauze van 5 minuten. Je doet drie van deze intervallen. Bij de vierde krijg je een langere pauze van 15 minuten.
Houd er rekening mee dat jouw schema van jou is om te creëren.
Traditioneel gebruikt de Pomodoro Techniek 25 minuten aan en 5 minuten uit. Maar als je vindt dat 25 minuten niet genoeg is om een substantiële hoeveelheid ontwerpwerk te doen, kun je de instellingen wijzigen.
Deze tool is volledig gratis te gebruiken, dus probeer het eens en kijk of het je focus verbetert.
8. Float
Float is een project planner tool, dus het is een beetje anders dan taakbeheer software.
Een groot verschil is dat je er taken in je agenda kunt zetten met een specifieke hoeveelheid tijd ervoor. Bij veel taakbeheer-apps kun je alleen een begin- en einddatum instellen, waardoor het lastig kan zijn om elke dag de juiste hoeveelheid werk in te plannen.
Met Float nemen je taken in je agenda precies zoveel ruimte in als ze in het echt zullen kosten tijdens je werkdag, zodat je taken kunt stapelen en over meerdere dagen kunt verdelen als dat nodig is.
Nog een toffe functie is de schema-instelling.
Je kunt je weekenden verbergen, zodat je niet in de verleiding komt om dan ‘overlopend’ werk te doen. Je kunt ook een maximum instellen voor hoeveel uur je elke dag werkt. Als je probeert om overdag geconcentreerder en productiever te zijn, helpt zo’n limiet zeker.
Qua nadelen gaat Float niet veel doen voor het beheren van klanten, processen of documentatie. Dit gaat puur om het maken van je ideale schema en je eraan houden.
Als je hier hulp bij nodig hebt en je vindt de manier waarop je taken kunt plannen fijn, kost het $6 per maand per gebruiker of $10 als je een tijdtracker wilt toevoegen.
9. Trello
Het is echt belangrijk om een projectmanagement-tool te gebruiken om ervoor te zorgen dat er niks tussen wal en schip valt en dat je efficiënter werkt bij het beheren van meerdere klanten en opdrachten tegelijk.
Er zijn zeker een hoop goede opties om uit te kiezen. Maar Trello valt op door z’n flexibiliteit. Hier is waarom dat belangrijk is:
Neem bijvoorbeeld 2020, toen 82% van de freelancers zei dat de pandemie hen dwong om anders te gaan werken. Als je een projectmanagement-tool gebruikt die je bedrijf en processen niet snel laat omschakelen, gaat het je vertragen.
Trello laat je werken op de manier die het beste bij jou past. Je kunt je documentatie en taken organiseren met kaarten. Je kunt ook sjabloonborden maken (van kant-en-klare sjablonen of je eigen) die je tijd besparen bij het starten van nieuwe klussen of het volledig uitvoeren van processen.
Met een premium-abonnement kun je Trello power-ups ontgrendelen en je taken beheren vanuit verschillende weergaven, zoals een agenda of tijdlijn.
Met power-ups kun je ook integreren met je andere zakelijke software, zoals Google Drive, Dropbox en Slack. Bovendien helpen power-ups je om je meest voorkomende taken in Trello te automatiseren.
Omdat Trello deel uitmaakt van de Atlassian-suite van producten, inclusief Jira en Confluence, krijg je toegang tot een hele reeks handige tools voor webontwerpers als je je aanmeldt.
Trello is gratis te gebruiken en je kunt veel doen met het gratis plan. Maar als je dit wilt gebruiken om je tijd te optimaliseren, is de upgrade van $5 per maand voor Trello Gold of $10 per maand voor Business Class het waard.
10. Zapier
Vanaf het moment dat je je webdesignbedrijf begon, dacht je waarschijnlijk al na over alle software die je nodig zou hebben om je bedrijf te runnen.
Je lijst met tools is sindsdien waarschijnlijk behoorlijk gegroeid. Daarom denk je misschien niet eens aan je bedrijfssoftware als het gaat om je tijdmanagementstrategie. Je bent zo gewend om ze als losse oplossingen te gebruiken voor boekhouding of afspraken plannen of andere saaie administratieve taken.
Maar ik wed dat de meeste van die tools een lijst met integraties hebben en ik wed ook dat Zapier op de meeste van die lijsten staat.
Dat komt omdat Zapier je kan helpen processen te verbinden tussen je meest gebruikte tools. Als je bijvoorbeeld naar het volgende Zapier-dashboard kijkt, zie je dat het vooraf ingestelde ‘Zaps’ (verbonden workflows) heeft tussen mijn meest gebruikte apps:
Als je geen vooraf gemaakte workflow kunt vinden, bouw je er zelf een. Hier is bijvoorbeeld een manier waarop je je Toggl-timer kunt verbinden met je boekhoudsoftware:
Er zijn hier een hoop mogelijkheden, dus neem het stap voor stap. Maak een lijst van je meest tijdrovende administratieve taken en de tools die je gebruikt om ze uit te voeren (als je er überhaupt al gebruikt). Ga dan door Zapier heen om te zien wat het kan doen om die tijdrovende workflows voor je te automatiseren.
Zapier is gratis te gebruiken tot 5 Zaps en 50.000 taken. Alles meer dan dat vereist een upgrade. Maandelijkse abonnementen beginnen bij €19,99.
Bespaar tijd en geld met een goed tijdmanagementtool
Zoals je ziet zijn er veel tijdmanagementtools voor webdesigners, zelfs als ze niet specifiek zijn gemaakt voor tijdregistratie.
Veel van deze tools helpen je om je te concentreren op je werk en onnodige tijdvretende acties en afleidingen te vermijden.
Nu je creatiever bent gaan nadenken over hoe je productiever kunt worden, is het tijd om het werkelijkheid te maken.
Originally posted 2021-03-17 12:38:32.
Op zoek naar verse inhoud?
Ontvang artikelen en inzichten uit onze wekelijkse nieuwsbrief.
Door uw email in te voeren, gaat u akkoord met het ontvangen van emails van Elementor, inclusief marketing emails,
en gaat u akkoord met onze Algemene voorwaarden en Privacybeleid.
