La guida completa alla gestione dei progetti di design

Per la maggior parte dei professionisti creativi, il loro lavoro richiede due o venti processi per tradurre obiettivi colossali in compiti attuabili. Poi ci sono le attività amministrative: rispondere alle email, controllare i documenti di copia, seguire i documenti di copia — tutto il ventaglio di lavori di routine. Le sigh.

Se sei un designer, project manager — o Riley del Marketing che è curioso di imparare qualcosa di nuovo — questa guida alla gestione dei progetti di design ti mostrerà i passi pratici che puoi intraprendere subito per eliminare le attività che fanno perdere tempo e la frustrazione. Metti fine alla rielaborazione delle risorse. Dì no al scope creep. E costruisci una struttura infallibile che possa adattarsi agli imprevisti.

Questa guida è in parte un tutorial pratico e in parte una filosofia di produttività (con un tocco di raccomandazioni software) per realizzare le tue ambizioni di gestione dei progetti di design. Ora prendi la tua terza tazza di caffè e iniziamo!

Cos’è la gestione dei progetti di design?

La gestione dei progetti di design consiste nel lavorare con professionisti creativi per concettualizzare, gestire e costruire progetti di design, dai prodotti ai negozi temporanei.

A differenza dei progetti tradizionali con una data di inizio e di chiusura, i progetti di design sono in corso. Ci vuole il feedback dei clienti e dei consumatori per migliorare per la prossima esperienza. Inoltre, i progetti di design hanno caratteristiche e sfide diverse perché il lavoro di design è soggettivo. Di conseguenza, nessun due designer produrranno lo stesso deliverable di progetto! Ognuno ha gusti, percezioni ed esperienze di vita uniche.

I professionisti creativi di successo capiscono che design e sistemi devono lavorare fianco a fianco affinché le persone possano fornire un lavoro di alta qualità al mondo — senza esaurirsi. Quindi, solleviamo il sipario e camminiamo attraverso i meccanismi interni della gestione dei progetti di design.

Man mano che entriamo in ogni fase del progetto di design, imparerai consigli per aiutarti a decuplicare la produttività del team e creare un ambiente prevedibile per i designer per concentrarsi sul lavoro che conta!

Come eseguire la gestione dei progetti di design (e consigli per risolvere le sfide dei designer)

Fase 1: Pianificazione e preparazione

Il segreto non così segreto del successo dei progetti di design? Chiarezza. Questo significa riunire i tuoi dipendenti, strumenti di gestione dei progetti e sistemi per preparare come intendi fornire servizi di design.

Passo 1: Organizzare il team di progetto

La maggior parte delle aziende ha adottato una struttura remote-first in questo mondo in rapida evoluzione. Non sei limitato allo stesso edificio o codice postale quando cerchi talenti! Inoltre, il panorama delle competenze di design è vasto e diversificato. Vorrai coinvolgere project manager di design e designer diversificati per adempiere a responsabilità specifiche del processo di design.

Ecco una lista dei ruoli di design più comuni, ciascuno con funzioni diverse:

• Graphic designers organizzano concetti visivi e testuali per trasmettere il messaggio del brand, del marketing, del web e dei materiali pubblicitari
• UX designers modellano il percorso dell’utente con le pagine web per renderlo piacevole e accessibile
• UI designers organizzano i pulsanti di una pagina web, i campi di inserimento testo, gli schemi di colori, ecc. per far sì che ogni elemento visivo si unisca come un’immagine ma serva individualmente a uno scopo
• Product designers costruiscono soluzioni alle esigenze del cliente sviluppando e migliorando le caratteristiche di un prodotto
• Experiential designers costruiscono un’esperienza interattiva per comunicare informazioni alle persone in uno spazio
• Motion graphic designers combinano narrazione, animazione e filmmaking per creare video 2D e 3D
• Game designers inventano un’esperienza di mondo virtuale con personaggi e trame
• Writers compongono i slogan, le frasi e le sentenze nella voce del brand per far sì che i lettori agiscano

Che tu abbia un team interno di due o cinquanta persone, probabilmente coinvolgerai l’aiuto di appaltatori per diversi motivi in qualsiasi momento:

• Aggiungere supporto a un progetto di design su larga scala
• Sostituire un designer mentre è in congedo o in vacanza
• Fornire competenze o specialità che non esistono all’interno del team di progetto attuale
• Assumere incarichi soddisfacenti mentre il team principale si concentra sulla strategia e pianificazione del design

Costruire un team di progetto con un Rolodex di appaltatori affidabili garantirà di avere le persone giuste in posizione (o le persone giuste da chiamare) praticamente ovunque!

Passo 2: Organizzare i flussi di lavoro nel software di gestione dei progetti di design

Se sei come la maggior parte dei team di design, utilizzi più processi e strumenti per completare un progetto dall’inizio alla fine. Le persone non dovrebbero lavorare 24/7, ma c’è una cosa che può — il tuo software di gestione dei progetti di design!

I designer hanno bisogno di potenza cerebrale per il lavoro creativo, non per lavori inutili. Il lavoro inutile è passare in rassegna più di 50 email per ottenere feedback su un design. Creare una cartella cliente da zero ogni volta. O rispondere al solito messaggio “Posso avere questo file di font?” ogni altro giorno.

Quindi come puoi sviluppare flussi di lavoro a prova di errore? Chiedi alla fonte: il tuo team!

• Quali risorse di design richiedono più tempo?
• Quali compiti monotoni svolgi ogni giorno?
• Quali tipi di compiti richiedono collaborazione con altri?
• Quali riunioni stai frequentando che non ti forniscono alcun valore?
• Ci sono cose che devono essere automatizzate o esternalizzate a qualcun altro?
• Sono gli strumenti di gestione del progetto che ti rallentano? Sono io?

Poi puoi iniziare a assemblare flussi di lavoro che avranno un impatto positivo su tutto il team.

Qualcosa da tenere a mente è che non devi (e non dovresti) sovra-ingegnerizzare e apportare cambiamenti drastici al processo di design dall’oggi al domani. Questo potrebbe potenzialmente interrompere il flusso del team e invitare più problemi. Se vuoi iniziare a fare mosse oggi, crea e personalizza modelli di web design per vari progetti. Un must per i team con progetti, processi o compiti di routine!

Suggerimento: aggiungi tempo di buffer nei tuoi modelli per avere un margine di sicurezza durante la timeline del progetto.

Passo 3: Ricevi la richiesta del progetto di design

Ti suona familiare? Un designer riceve un’email da Jesse dell’IT che chiede “solo un banner LinkedIn brandizzato per il team IT”. Innocentemente, il designer pensa che sia abbastanza semplice e può farlo in mezza giornata. Dopo alcuni brevi scambi, il designer invia il banner LinkedIn e torna alla sua lista di cose da fare. Una notifica da Jesse suggerisce che il banner fa parte di una campagna interna e ora necessita di 43 risorse.

Una storia vecchia come il tempo.

Questa è la realtà con cui la maggior parte dei designer grafici deve fare i conti quasi ogni giorno quando non c’è un canale standardizzato per le richieste di design. Per aiutare i nostri designer grafici a uscire da questo ciclo, usa un modulo online!

I moduli online sono molto meglio delle email che si perdono nella casella di posta di qualcuno. Ecco perché:

• I moduli online assicurano che tempo e risorse umane non siano sprecati — specialmente durante la fase di esecuzione

• I moduli online sono inviati allo strumento di gestione del progetto per accessibilità e approvazione — prima che inizi qualsiasi lavoro

• I moduli online assicurano che le richieste di design abbiano abbastanza informazioni sui requisiti del cliente per iniziare a delineare l’ambito del progetto senza confusione

• I moduli online riducano le possibilità di espansione dell’ambito — il tallone d’Achille di un designer

Parte del ruolo di un designer è offrire soluzioni al problema che un cliente sta cercando di risolvere. Tuttavia, può andare in mille direzioni diverse se il designer è a corto di informazioni. Personalizza il tuo modulo online per richiedere aspettative chiare (obiettivo del progetto, consegne di alto livello, data di pubblicazione prevista, budget), in modo che il team di progetto possa vedere cosa è coinvolto.

D’altra parte, un cliente di design deve sapere come sarà lavorare con i tuoi designer e la tua azienda. I sentimenti di Elementor sulle aspettative dei clienti lo dicono meglio: “Un modo per garantire che un progetto vada liscio è impostare e gestire le aspettative dei clienti. Anche se ci possono essere diversi passaggi che richiedono tempo e sforzo, fare la dovuta diligenza necessaria può prevenire attriti a lungo termine e mantenere la tua reputazione stellare.”

Questi pochi passaggi che puoi fare ora per gettare le basi per un’esperienza cliente di successo sono fornire un hub dove puoi condividere documenti, date chiave per le chiamate con i clienti e compiti con aggiornamenti di stato. Crea un modello per questo hub cliente e miglioralo man mano che le strategie, i flussi di lavoro e le risorse del tuo team evolvono nel tempo!

Fase 2: La Costruzione

Passo 4: Sfoltisci le priorità per una trasparenza completa

Quando i compiti provengono da una varietà di fonti — manager, team di marketing, Jamie che chiede di stampare i suoi compiti — quale ha la priorità? Può diventare disordinato presto e spesso tra note adesive, messaggi Slack ed email.

Con una lista di compiti dedicata nel software di gestione del progetto di design, ogni designer ha una visione dettagliata del proprio carico di lavoro ogni giorno e di come si inserisce nel quadro generale. Una lista di compiti personale aiuta i team creativi in più modi:

• I designer sono liberi dai fardelli amministrativi
• I designer rimangono in linea con le priorità, le date di scadenza e le dipendenze dei compiti
• I project manager di design possono assegnare compiti e monitorare i progressi per aggiornare i clienti e altri stakeholder

Passo 5: Rendi il lavoro memorabile con un sistema di tracciamento del tempo

Il tempo è una risorsa finita, eppure è la più fraintesa. I creativi lottano con la gestione del tempo, e potrebbe essere per altre ragioni oltre alla motivazione:

1. Stanno usando uno strumento di tracciamento del tempo preistorico che è complicato e non adatto ai creativi
2. Non sanno come iniziare e essere coerenti con la gestione del tempo
3. L’idea di essere microgestiti è uno scoraggiamento

Inizia ora se il tracciamento del tempo non è un’abitudine collettiva. Le aree più essenziali della tua attività sono influenzate dal tracciamento del tempo:

• Mantenere i progetti redditizi
• Migliorare i modelli di prezzo
• Gestire i carichi di lavoro del team
• Richiedere approvazioni di budget per aggiornare la tecnologia e portare supporto al design

Hai bisogno di confermare che l’attenzione, i sistemi e l’energia del tuo team di design siano spesi sui compiti giusti. Quindi prendiamo la lista delle prenotazioni del tempo sopra e vediamo come puoi incoraggiare il tuo team di design a tracciare il tempo in modo coerente:

1. Stanno usando uno strumento di tracciamento del tempo preistorico che è complicato e non adatto alla creatività. Ricerca strumenti di gestione dei progetti che possano integrarsi con il tuo software di gestione dei progetti di design. (Coinvolgi da due a quattro designer durante il processo di prova e selezione. Scopri perché nel punto #2)
2. Non sanno come iniziare ed essere coerenti. Chiedi agli “Ambasciatori del Tempo” (i designer selezionati) di usare lo strumento di tracciamento del tempo e insegnare al resto del team in sessioni sicure 1:1
3. L’idea di essere microgestiti è uno scoraggiamento. Condividi con il tuo team come i dati onesti di tracciamento del tempo non stanno lavorando contro di loro, ma per loro per respingere quando c’è troppo lavoro in coda di richiesta

Un designer si allontana dalla sua zona creativa ogni minuto che passa cercando un file. È come un mistero di Nancy Drew cercare le tracce digitali di una bozza. Ecco cosa evitare:

• Archiviare i file di progetto sul desktop di un designer

Spesso, i compiti di design vengono passati attraverso più designer. Di conseguenza, un designer può facilmente perdere tempo aspettando che qualcuno invii il file del progetto dal loro desktop. (O possono ascoltare due volte la versione di 10 minuti di “All Too Well”, e non sarà considerato tempo perso.)

• Utilizzare più servizi basati su cloud con accesso inaffidabile

“È nel drive. No, non il drive del marchio… non il Google Drive… non Dropbox. Aspetta, è nel drive del marchio. Oh, hai bisogno di una VPN per accedere al drive del marchio? Cavolo.”

Devo dire altro?

• Limitare l’accesso ai file di progetto

Se Alex sta vivendo i suoi sogni di viaggio di lusso nelle acque turchesi delle Bahamas, l’ultima cosa che vuole fare è inviare un percorso di file ai mock-up della pagina web.

• Salvare le modifiche al design sul file originale

Andiamo avanti…

Se usare un sistema di cartelle semplice e noioso non suscita gioia nel tuo team di design, prova ClickUp Whiteboards! I designer possono collegare risorse, fare brainstorming di nuove idee e creare compiti di progetto dettagliati. “Conduciamo hackathon di design e prodotto — sessioni di brainstorming — dove ideiamo in tempo reale e affrontiamo problemi UI/UX impegnativi,” dice Zach Blodgett, Senior Product Manager di ClickUp.

Fase 3: Concludere

Passo 6: Stabilire una cultura del feedback

Questa parte del processo di gestione del progetto di design sembra una corsa verso il traguardo. Prima, i designer ricevono feedback e fanno modifiche intricate o cambiamenti significativi per avvicinarsi alla visione del cliente. Poi i giorni sembrano ore e le ore sembrano minuti.

Considera di filtrare tutti i messaggi di feedback nel tuo project management system per massimizzare questo periodo breve ma critico.

Diventa iper-specifico utilizzando strumenti di annotazione per commentare direttamente sui file, così i designer non devono fare lavori da detective. A meno che tu non sia Shania Twain, devi dare un feedback di qualità a un designer sugli elementi delle risorse che non ti impressionano molto. Un commento ambiguo può trasformarsi in molteplici iterazioni di un design che avrebbero potuto essere evitate.

Se stai cercando di iniziare o migliorare il tuo sistema di feedback, considera di utilizzare DACI, un framework decisionale che definisce il coinvolgimento di una persona in un progetto.

• Driver: la persona che gestisce l’intero progetto dall’inizio alla fine
• Approver: la persona o le persone che hanno l’ultima parola sulle caratteristiche di un progetto
• Contributor: la persona o le persone che influenzano la decisione grazie alla loro esperienza
• Informed: la persona o le persone che non sono direttamente coinvolte nel progetto ma devono essere informate perché potrebbe influenzare il loro lavoro

Fai un passo avanti e aggiungi questo al tuo strumento di gestione dei progetti di design per trasparenza, aggiornamenti e archiviazione!

Passo 7: Inviare i deliverable finali e fare pulizia

Tutte le risorse sono approvate, ed è ora di avvolgerle in un fiocco virtuale e inviarle! Questo è dove la cartella del progetto del cliente dalla fase uno torna utile. Non solo questo semplifica la consegna al cliente, ma serve anche come archivio per tutti i materiali relativi al progetto. Compiti, comunicazioni, documenti, fatture—sono tutti collegati insieme per un facile riferimento!

Passo 8: Metti su i Greatest Hits degli anni ’90 e festeggia come un team

Le celebrazioni non sono richieste, anche se altamente obbligatorie, soprattutto per i progetti che possono durare fino a nove mesi! Tutte le notti in bianco a risolvere problemi e i membri del team che vanno oltre dovrebbero essere riconosciuti in un ambiente divertente. (Voglio dire, guarda questi volti sorridenti dopo un lancio vittorioso!)

Suona la campana! Siamo alla fine del processo di gestione del progetto di design — ma c’è un ultimo pezzo di questo puzzle per portare tutto a casa. La mia speranza per te e il tuo team è il successo a lungo termine, quindi ecco alcune metodologie da considerare che possono aiutarti a comprendere meglio i tuoi progetti e team.

Una guida tascabile alle metodologie di gestione dei progetti di design

Agile Design

La metodologia di gestione dei progetti agile è un approccio incrementale e iterativo per gestire i progetti in fasi. Ogni iterazione ha un ambito fisso (tra 1-3 settimane) per mantenere la coerenza del rilascio del prodotto, la stabilità e la consegna puntuale!

Vantaggi del design agile

• Aumento della soddisfazione e della fidelizzazione del cliente
• Gli standard di codice e test del software vengono utilizzati ripetutamente
• Ruoli specifici con più driver di progetto per raggiungere lo stesso obiettivo

Svantaggi del design agile

• Potenziale mancanza di comprensione della flessibilità del flusso di lavoro
• Alcune organizzazioni potrebbero trovare i flussi di lavoro agili inadatti alla loro cultura
• Potrebbe essere necessario un professionista agile esperto per i team nuovi all’agile

Design Kanban

La metodologia di gestione dei progetti Kanban consente ai team di visualizzare il loro lavoro in modo non distruttivo. Una Kanban board è strutturata in colonne per aiutare i team a visualizzare la quantità di lavoro in corso. Una scheda (che rappresenta il compito) si sposta attraverso ogni colonna (che rappresenta lo stato del flusso di lavoro) da sinistra a destra fino a raggiungere lo stato di completamento.

Vantaggi del design Kanban

• I limiti del lavoro in corso prevengono il sovraccarico
• Uno strumento di gestione dei progetti progettato per persone visive
• Maggiore prevedibilità con un sistema stabile e comunicazione aperta

Svantaggi del design Kanban

• Mancanza di tempistiche all’interno di ogni fase del flusso di lavoro
• Le Kanban board obsolete diventeranno un collo di bottiglia
• Deve essere utilizzato all’interno di un quadro di gestione dei progetti ben oliato

Design Scrum

La metodologia di gestione dei progetti Scrum aggiunge all’approccio agile implementando riunioni di sprint di design. Gli elementi ad alta priorità dalla coda delle richieste di design vengono selezionati con cura per costruire uno sprint che può durare fino a quattro settimane.

“Noi — designer, project manager e chief creative officer — rivediamo tutte le richieste in arrivo e pianifichiamo i compiti in base alle scadenze e alla capacità del team. Utilizziamo anche questo tempo per fare domande sul brief della richiesta e fornire aggiornamenti sullo stato dei compiti già in corso,” dice Sarah Gordon, Creative Project Manager di ClickUp.

Vantaggi del design Scrum

• Durata flessibile della timeline, tipicamente 1-4 settimane
• Gli sprint brevi supportano cambiamenti più rapidi dai feedback di clienti e stakeholder
• I team sono allineati sui compiti e progrediscono attraverso riunioni scrum giornaliere

Svantaggi del design Scrum

• Le riunioni giornaliere potrebbero non essere adatte alla cultura di alcuni team
• Il tasso di successo è più alto con membri del team agile esperti
• Adottare il framework Scrum in team più grandi può essere un processo lungo

Design Waterfall

La metodologia di gestione dei progetti waterfall è uno dei metodi tradizionali. Ha due attributi principali: una pianificazione iniziale accurata e requisiti di fine fissi. La gestione dei progetti waterfall è predittiva, il che significa che ogni fase inizia quando la sua predecessore termina.

Dopo l’inizio di un progetto, è quasi impossibile apportare modifiche. (Questa caratteristica del waterfall è scoraggiante per le organizzazioni che sperimentano requisiti in cambiamento!)

Vantaggi del design Waterfall

• Nessuna sovrapposizione tra le fasi del progetto
• Facile e familiare da comprendere per team nuovi e esperti
• Le scadenze chiare sono determinate e rispettate all’inizio del progetto

Svantaggi del design Waterfall

• Modello di comunicazione dall’alto verso il basso
• Non è il migliore per progetti in corso
• Non adatto per lo sviluppo software o progetti complessi

Riorganizza la gestione del tuo progetto di design

Immagina tutte le idee che puoi concettualizzare e i compiti che puoi completare in una giornata di lavoro portando i tuoi sistemi a un livello superiore. Lascia che questa guida sia il tuo ancoraggio per creare le migliori soluzioni di gestione dei progetti di design—salvala nei preferiti o condividila con un collega designer.

È stato divertente passare del tempo con te e Elementor! Ricorda di essere particolarmente gentile con te stesso, cambia il tuo ambiente per pensare in modi diversi e connettiti con gli altri nelle tue comunità artistiche. Facciamo il tifo per te!