Der vollständige Leitfaden für Design-Projektmanagement

Für die Mehrheit der Kreativprofis erfordert ihre Arbeit zwei oder zwanzig Prozesse, um kolossale Ziele in umsetzbare Aufgaben zu übersetzen. Dann gibt es die administrativen Aufgaben: E-Mails beantworten, Dokumente überprüfen, Dokumente nachverfolgen — das ganze Spektrum der Beschäftigungsarbeit. Le Seufz.

Wenn Sie Designer, Projektmanager oder Riley aus dem Marketing sind, der neugierig ist, etwas Neues zu lernen, wird Ihnen dieser Leitfaden zum Management von Designprojekten die praktischen Schritte zeigen, die Sie jetzt unternehmen können, um zeitverschwendende Aktivitäten und Frustration zu beenden. Beenden Sie das Überarbeiten von Assets. Sagen Sie Nein zu Scope Creep. Und bauen Sie ein unfehlbares Framework, das sich an das Unerwartete anpassen kann.

Dieser Leitfaden ist teils ein Tutorial und teils eine Produktivitätsphilosophie (mit einem Hauch von Software-Empfehlungen), um Ihre Ambitionen im Design-Projektmanagement zu erfüllen. Schnappen Sie sich jetzt Ihre dritte Tasse Kaffee und lassen Sie uns beginnen!

Was ist Design-Projektmanagement?

Design-Projektmanagement bedeutet, mit Kreativprofis zusammenzuarbeiten, um Designprojekte zu konzipieren, zu verwalten und zu erstellen, von Produkten bis hin zu Pop-up-Shops.

Im Gegensatz zu traditionellen Projekten mit einem Start- und Enddatum sind Designprojekte fortlaufend. Es braucht Feedback von Kunden und Klienten, um das nächste Erlebnis zu verbessern. Darüber hinaus haben Designprojekte unterschiedliche Merkmale und Herausforderungen, da Designarbeit subjektiv ist. Infolgedessen werden keine zwei Designer dasselbe Projektergebnis liefern! Jeder hat einzigartige Geschmäcker, Wahrnehmungen und Lebenserfahrungen.

Erfolgreiche Kreativprofis verstehen, dass Design und Systeme Hand in Hand arbeiten müssen, damit Menschen hochwertige Arbeit in die Welt liefern können — ohne auszubrennen. Also lassen Sie uns den Vorhang zurückziehen und die inneren Abläufe des Design-Projektmanagements durchgehen.

Während wir in jede Phase des Designprojekts eintauchen, werden Sie Tipps lernen, die Ihnen helfen, die Produktivität des Teams zu verzehnfachen und eine vorhersehbare Umgebung zu schaffen, in der Designer sich auf die Arbeit konzentrieren können, die zählt!

Wie man Design-Projektmanagement ausführt (und Tipps zur Lösung von Designer-Herausforderungen)

Phase 1: Planung und Vorbereitung

Das nicht so geheime Erfolgsgeheimnis für Designprojekte? Klarheit. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter, Projektmanagement-Tools und Systeme zusammenzubringen, um vorzubereiten, wie Sie Design-Dienstleistungen liefern werden.

Schritt 1: Das Projektteam organisieren

Die meisten Unternehmen haben in dieser sich schnell verändernden Welt eine Remote-First-Struktur übernommen. Sie sind nicht auf dasselbe Gebäude oder dieselbe Postleitzahl beschränkt, wenn Sie nach Talenten suchen! Darüber hinaus ist die Landschaft der Designfähigkeiten weit und vielfältig. Sie möchten diverse Design-Projektmanager und Designer einbringen, um spezifische Verantwortlichkeiten im Designprozess zu erfüllen.

Hier ist eine kurze Liste der häufigsten Designrollen, jede mit unterschiedlichen Funktionen:

• Grafikdesigner arrangieren visuelle und Textkonzepte, um die Botschaft der Marke, des Marketings, des Webs und der Werbematerialien zu vermitteln
• UX-Designer gestalten die Reise eines Benutzers mit Webseiten, um sie angenehm und zugänglich zu machen
• UI-Designer organisieren die Schaltflächen, Texteingabefelder, Farbschemata usw. einer Webseite, um jedes visuelle Element zu einem Bild zusammenzuführen, das aber individuell einem Zweck dient
• Produktdesigner entwickeln Lösungen für die Bedürfnisse eines Kunden, indem sie die Funktionen eines Produkts entwickeln und verbessern
• Erlebnisdesigner konstruieren ein interaktives Erlebnis, um Informationen an Menschen in einem Raum zu vermitteln
• Motion-Graphic-Designer kombinieren Geschichtenerzählen, Animation und Filmemachen, um 2D- und 3D-Videos zu erstellen
• Spieledesigner erfinden eine virtuelle Welterfahrung mit Charakteren und Handlungssträngen
• Schriftsteller verfassen die Slogans, Phrasen und Sätze in der Stimme einer Marke, um Leser zum Handeln zu bewegen

Ob Sie ein internes Team von zwei oder fünfzig haben, Sie werden wahrscheinlich aus verschiedenen Gründen zu verschiedenen Zeiten die Hilfe von Auftragnehmern in Anspruch nehmen:

• Fügen Sie support zu einem groß angelegten Designprojekt hinzu
• Ersetzen Sie einen Designer, während er im Urlaub oder auf Urlaub ist
• Bieten Sie Fähigkeiten oder Spezialitäten an, die im aktuellen Projektteam nicht vorhanden sind
• Übernehmen Sie erfüllende Aufgaben, während sich das Kernteam auf die Designstrategie und -planung konzentriert

Der Aufbau eines Projektteams mit einem Rolodex zuverlässiger Auftragnehmer wird sicherstellen, dass Sie die richtigen Leute an Ort und Stelle haben (oder die richtigen Leute, die Sie anrufen können) — praktisch überall!

Schritt 2: Arbeitsabläufe in der Design-Projektmanagement-Software arrangieren

Wenn Sie wie die meisten Designteams sind, verwenden Sie mehrere Prozesse und Tools, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen. Menschen sollten nicht 24/7 arbeiten, aber es gibt eine Sache, die das kann — Ihre Design-Projektmanagement-Software!

Designer brauchen Gehirnschmalz für kreative Arbeit, nicht Fleißarbeit. Fleißarbeit ist das Durchsuchen von über 50 E-Mails, um Feedback zu einem Design zu erhalten. Jedes Mal einen Kundenordner von Grund auf neu erstellen. Oder jeden zweiten Tag auf dieselbe Nachricht „Kann ich diese Schriftdatei bekommen?“ antworten.

Wie können Sie also fehlerfreie Workflows entwickeln? Fragen Sie die Quelle: Ihr Team!

• Welche Design-Assets nehmen am meisten Zeit in Anspruch?
• Welche monotonen Aufgaben erledigen Sie täglich?
• Welche Arten von Aufgaben erfordern die Zusammenarbeit mit anderen?
• An welchen Besprechungen nehmen Sie teil, die Ihnen keinen Mehrwert bieten?
• Gibt es Dinge, die automatisiert oder an jemand anderen ausgelagert werden müssen?
• Sind es die Projektmanagement-Tools, die Sie verlangsamen? Bin ich es?

Dann können Sie beginnen, Workflows zusammenzustellen, die das gesamte Team positiv beeinflussen.

Etwas, das Sie im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass Sie den Designprozess nicht übermäßig komplizieren und über Nacht drastische Änderungen vornehmen (und sollten es auch nicht). Dies könnte den Arbeitsfluss des Teams stören und weitere Probleme verursachen. Wenn Sie heute anfangen möchten, erstellen und passen Sie Webdesign-Vorlagen für verschiedene Projekte an. Ein Muss für Teams mit Routineprojekten, -prozessen oder -aufgaben!

Tipp: Fügen Sie in Ihren Vorlagen Pufferzeit für den gesamten Projektzeitplan hinzu.

Schritt 3: Entgegennahme der Designprojektanfrage

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Designer erhält eine email von Jesse aus der IT-Abteilung mit der Bitte um „nur ein gebrandetes LinkedIn-Banner für das IT-Team“. Unschuldig denkt der Designer, dass es einfach genug ist und in einem halben Tag erledigt werden kann. Nach ein paar kurzen Austauschen sendet der Designer das LinkedIn-Banner und kehrt zu seiner To-Do-Liste zurück. Eine Benachrichtigung von Jesse erscheint, dass das Banner Teil einer internen Kampagne ist und nun 43 Assets benötigt werden.

Eine Geschichte so alt wie die Zeit.

Das ist die Realität, mit der die meisten Grafikdesigner fast täglich konfrontiert sind, wenn kein standardisierter Designanfragekanal vorhanden ist. Um unseren Grafikdesignern aus diesem Kreislauf zu helfen, verwenden Sie ein Online-Formular!

Online-Formulare sind viel besser als E-Mails, die in jemandes Posteingang vergraben werden. Hier ist der Grund:

• Online-Formulare stellen sicher, dass Zeit und personelle Ressourcen nicht verschwendet werden — insbesondere während der Ausführungsphase

• Online-Formulare werden an das Projektmanagement-Tool gesendet, um die Zugänglichkeit und Genehmigung zu gewährleisten — bevor irgendeine Arbeit beginnt

• Online-Formulare stellen sicher, dass Designanfragen genügend Informationen über die Anforderungen des Kunden enthalten, um den Projektumfang ohne Verwirrung zu skizzieren

• Online-Formulare verringern die Chancen auf Scope Creep — die Achillesferse eines Designers

Ein Teil der Rolle eines Designers besteht darin, Lösungen für das Problem anzubieten, das ein Kunde zu lösen versucht. Dennoch kann es in eine Million verschiedene Richtungen gehen, wenn der Designer nach Informationen sucht. Passen Sie Ihr Online-Formular an, um klare Erwartungen (Projektziel, high-level deliverables, geplantes Live-Datum, Budget) zu verlangen, damit das Projektteam sehen kann, was involviert ist.

Auf der anderen Seite muss ein Designkunde wissen, wie die Zusammenarbeit mit Ihren Designern und Ihrem Unternehmen aussehen wird. Elementors Ansichten zu Kundenerwartungen sagen es am besten: „Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass ein Projekt reibungslos verläuft, besteht darin, die Erwartungen des Kunden zu setzen und zu verwalten. Während es einige Schritte geben kann, die Zeit und Mühe erfordern, kann die notwendige Sorgfaltspflicht Reibungen auf lange Sicht verhindern und Ihren Ruf makellos halten.“

Diese wenigen Schritte, die Sie jetzt unternehmen können, um die Grundlage für eine erfolgreiche Kundenerfahrung zu legen, sind die Bereitstellung eines Hubs, in dem Sie Dokumente, wichtige Termine für Kundenanrufe und Aufgaben mit Statusaktualisierungen teilen können. Erstellen Sie eine Vorlage für diesen Kunden-Hub und verbessern Sie ihn, während sich die Strategien, Workflows und Ressourcen Ihres Teams im Laufe der Zeit weiterentwickeln!

Phase 2: Der Aufbau

Schritt 4: Prioritäten für vollständige Transparenz kürzen

Wenn Aufgaben aus einer Vielzahl von Quellen kommen — Manager, Marketingteams, Jamie, der darum bittet, seine Hausaufgaben auszudrucken — welche hat Priorität? Es kann früh und oft zwischen Post-it-Notizen, Slack-Nachrichten und E-Mails chaotisch werden.

Mit einer dedizierten Aufgabenliste in der Designprojektmanagement-Software hat jeder Designer eine detaillierte Ansicht seiner täglichen Arbeitsbelastung und wie sie in das größere Bild passt. Eine persönliche Aufgabenliste hilft kreativen Teams auf mehr als eine Weise:

• Designer sind von administrativen Belastungen befreit
• Designer bleiben bei Prioritäten, Fälligkeitsterminen und Aufgabenabhängigkeiten auf Kurs
• Designprojektmanager können Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen, um Kunden und andere Stakeholder zu informieren

Schritt 5: Machen Sie die Arbeit mit einem Zeiterfassungssystem unvergesslich

Zeit ist eine endliche Ressource, doch sie wird am meisten missverstanden. Kreative haben Schwierigkeiten mit der Zeiterfassung, und es könnte andere Gründe als Motivation dafür geben:

1. Sie verwenden ein prähistorisches Zeiterfassungstool, das kompliziert und nicht kreativfreundlich ist
2. Sie wissen nicht, wie sie anfangen und konsequent mit der Zeiterfassung sein sollen
3. Die Idee, mikromanaged zu werden, ist eine Abschreckung

Fangen Sie jetzt an, wenn die Zeiterfassung keine kollektive Gewohnheit ist. Die wichtigsten Bereiche in Ihrem Unternehmen werden von der Zeiterfassung beeinflusst:

• Projekte profitabel halten
• Preisgestaltung verbessern
• Teamarbeitslasten verwalten
• Budgetgenehmigungen anfordern, um Technologie aufzurüsten und Design-support zu holen

Sie benötigen eine Bestätigung, dass die Aufmerksamkeit, Systeme und Energie Ihres Designteams für die richtigen Aufgaben verwendet werden. Schauen wir uns also die oben stehende Zeiterfassungsliste an und sehen, wie Sie Ihr Designteam dazu ermutigen können, die Zeit konsequent zu erfassen:

1. Sie verwenden ein prähistorisches Zeiterfassungstool, das kompliziert und nicht kreativitätsfreundlich ist. Recherchieren Sie nach Projektmanagement-Tools, die sich in Ihre Design-Projektmanagement-Software integrieren lassen. (Beziehen Sie zwei bis vier Designer in den Test- und Auswahlprozess ein. Warum, sehen Sie in #2)
2. Sie wissen nicht, wie sie anfangen und konsequent bleiben sollen. Bitten Sie „Zeitbotschafter“ (die ausgewählten Designer), das Zeiterfassungstool zu verwenden und den Rest des Teams in sicheren 1:1-Sitzungen zu unterrichten.
3. Die Idee, mikromanaged zu werden, ist entmutigend. Teilen Sie Ihrem Team mit, wie ehrliche Zeiterfassungsdaten nicht gegen sie arbeiten, sondern für sie, um sich zu wehren, wenn zu viele Aufgaben in die Anfrageliste kommen.

Ein Designer entfernt sich jede Minute, die er mit der Suche nach einer Datei verbringt, von seiner kreativen Zone. Es ist wie ein Nancy-Drew-Rätsel, das nach den digitalen Spuren eines Entwurfs sucht. Hier sind Dinge, die vermieden werden sollten:

• Projektdateien auf dem Desktop eines Designers speichern

Oftmals werden Designaufgaben durch mehrere Designer weitergegeben. Infolgedessen kann ein Designer leicht Zeit verschwenden, während er darauf wartet, dass jemand ihm die Projektdatei von seinem Desktop sendet. (Oder er kann zweimal die 10-Minuten-Version von „All Too Well“ hören, und es wird nicht als verschwendete Zeit angesehen.)

• Verwendung mehrerer cloud-basierter Dienste mit unzuverlässigem Zugang

„Es ist im Laufwerk. Nein, nicht das Markenlaufwerk… nicht Google Drive… nicht Dropbox. Warte, warte, es ist im Markenlaufwerk. Oh, du brauchst VPN, um auf das Markenlaufwerk zuzugreifen? Verdammt.“

Muss ich mehr sagen?

• Einschränkung des Zugriffs auf Projektdateien

Wenn Alex seine Luxusreise-Träume in den türkisfarbenen Gewässern der Bahamas auslebt, ist das Letzte, was er tun möchte, einen Dateipfad zu den Webseiten-Mockups zu senden.

• Designänderungen über die Originaldatei speichern

Weiter geht’s…

Wenn ein einfaches und langweiliges Ordnersystem Ihrem Designteam keine Freude bereitet, versuchen Sie ClickUp Whiteboards! Designer können Assets verlinken, neue Ideen brainstormen und detaillierte Projektaufgaben erstellen. „Wir führen Design- und Produkt-Hackathons durch – Brainstorming-Sitzungen – in denen wir in Echtzeit Ideen entwickeln und schwierige UI/UX-Probleme lösen“, sagt Zach Blodgett, Senior Product Manager bei ClickUp.

Phase 3: Abschluss

Schritt 6: Etablieren Sie eine Feedback-Kultur

Dieser Teil des Design-Projektmanagement-Prozesses fühlt sich wie ein Sprint zur Ziellinie an. Zuerst erhalten Designer Feedback und nehmen feine Anpassungen oder wesentliche Änderungen vor, um der Vision des Kunden näher zu kommen. Dann fühlen sich Tage wie Stunden und Stunden wie Minuten an.

Erwägen Sie, alle Feedback-Nachrichten in Ihr Projektmanagementsystem zu filtern, um diese kurze, aber kritische Phase zu maximieren.

Werden Sie hyper-spezifisch, indem Sie Anmerkungstools verwenden, um direkt auf Dateien zu kommentieren, damit Designer keine Detektivarbeit leisten müssen. Es sei denn, Sie sind Shania Twain, müssen Sie einem Designer qualitativ hochwertiges Feedback zu den Asset-Elementen geben, die Sie nicht besonders beeindrucken. Ein vager Kommentar kann zu mehreren Iterationen eines Designs führen, die hätten vermieden werden können.

Wenn Sie ein Feedback-System einrichten oder verbessern möchten, sollten Sie DACI in Betracht ziehen, ein Entscheidungsfindungsrahmen, der die Beteiligung einer Person an einem Projekt definiert.

• Driver: die Person, die das gesamte Projekt von Anfang bis Ende verwaltet
• Approver: die Person oder Personen, die das letzte Wort zu den Merkmalen eines Projekts haben
• Contributor: die Person oder Personen, die aufgrund ihrer Expertise die Entscheidung beeinflussen
• Informed: die Person oder Personen, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind, aber informiert werden müssen, weil es ihre Arbeit beeinflussen könnte

Gehen Sie einen Schritt weiter und fügen Sie dies Ihrem Design-Projektmanagement-Tool für Transparenz, Updates und Aufzeichnungen hinzu!

Schritt 7: Senden Sie die endgültigen Lieferungen und erledigen Sie den Papierkram

Alle Assets sind genehmigt, und es ist Zeit, sie in eine virtuelle Schleife zu wickeln und zu versenden! Hier kommt der Kundenprojektordner aus Phase eins ins Spiel. Dies vereinfacht nicht nur die Lieferung an den Kunden, sondern dient auch als Archiv für alle projektbezogenen Materialien. Aufgaben, Kommunikation, Dokumente, Rechnungen – sie sind alle miteinander verknüpft, um sie leicht nachzuschlagen!

Schritt 8: Spielen Sie die Greatest Hits der 90er und feiern Sie als Team

Feiern sind nicht erforderlich, aber hochgradig obligatorisch, besonders für Projekte, die bis zu neun Monate dauern können! Alle späten Nächte des Problemlösens und Teammitglieder, die über sich hinauswachsen, sollten in einem lustigen Rahmen anerkannt werden. (Ich meine, schauen Sie sich diese lächelnden Gesichter nach einem erfolgreichen Launch an!)

Läuten Sie die Glocke! Wir sind am Ende des Design-Projektmanagement-Prozesses angelangt – aber es gibt noch ein letztes Puzzleteil, um alles abzurunden. Mein Wunsch für Sie und Ihr Team ist langfristiger Erfolg, daher sind hier einige Methoden, die Ihnen helfen können, Ihre Projekte und Teams besser zu verstehen.

Ein Taschenführer zu Design-Projektmanagement-Methodologien

Agiles Design

Die agile Projektmanagement-Methodik ist ein inkrementeller und iterativer Ansatz zur Verwaltung von Projekten in Phasen. Jede Iteration hat einen festen Umfang (zwischen 1-3 Wochen), um Produktfreigabekonsistenz, Stabilität und pünktliche Lieferung zu gewährleisten!

Agile Design Vorteile

• Kundenzufriedenheit und -bindung steigen
• Software-Code- und Teststandards werden wiederholt verwendet
• Spezifische Rollen mit mehreren Projektantrieben, um dasselbe Ziel zu erreichen

Agile Design Nachteile

• Potentielles Verständnisproblem in der Workflow-Flexibilität
• Einige Organisationen könnten agile Workflows als schlechte kulturelle Passung empfinden
• Ein erfahrener Agile-Experte könnte für Teams, die neu in Agile sind, notwendig sein

Kanban Design

Die Kanban-Projektmanagement-Methode ermöglicht es Teams, ihre Arbeit auf nicht störende Weise zu visualisieren. Ein Kanban-Board ist in Spalten unterteilt, um Teams zu helfen, die Menge der laufenden Arbeiten zu visualisieren. Eine Karte (die die Aufgabe darstellt) bewegt sich durch jede Spalte (die den Workflow-Status darstellt) von links nach rechts, bis sie den Status „Erledigt“ erreicht.

Kanban Design Vorteile

• Begrenzungen der laufenden Arbeiten verhindern Überlastung
• Ein Projektmanagement-Tool, das für visuelle Menschen entwickelt wurde
• Mehr Vorhersehbarkeit mit einem stabilen System und offener Kommunikation

Kanban Design Nachteile

• Fehlende Zeitrahmen innerhalb jeder Workflow-Phase
• Veraltete Kanban-Boards werden zu einem Engpass
• Muss innerhalb eines gut geölten Projektmanagement-Rahmens verwendet werden

Scrum Design

Die Scrum-Projektmanagement-Methode ergänzt den agilen Ansatz durch die Implementierung von Design-Sprint-Meetings. Hochpriorisierte Elemente aus der Designanforderungs-Warteschlange werden sorgfältig ausgewählt, um einen Sprint zu erstellen, der bis zu vier Wochen dauern kann.

„Wir – Designer, Projektmanager und Chief Creative Officer – überprüfen alle eingehenden Anfragen und planen Aufgaben basierend auf Fristen und Teamkapazitäten. Wir nutzen diese Zeit auch, um Fragen zum Anforderungsbrief zu stellen und Statusaktualisierungen zu bereits laufenden Aufgaben bereitzustellen“, sagt Sarah Gordon, Creative Project Manager von ClickUp.

Scrum Design Vorteile

• Flexible Zeitrahmenlänge, typischerweise 1-4 Wochen
• Kurze Sprints support schnellere Änderungen durch Feedback von Kunden und Stakeholdern
• Teams sind durch tägliche Scrum-Meetings auf Aufgaben und Fortschritte abgestimmt

Scrum Design Nachteile

• Tägliche Meetings könnten für einige Teams keine kulturelle Passung sein
• Die Erfolgsrate ist höher mit erfahrenen Agile-Teammitgliedern
• Die Einführung des Scrum-Rahmens in größeren Teams kann ein langer Prozess sein

Wasserfall Design

Die Wasserfall-Projektmanagement-Methode ist eine der traditionellen Methoden. Sie hat zwei Hauptmerkmale: gründliche Anfangsplanung und feste Endanforderungen. Wasserfall-Projektmanagement ist vorausschauend, was bedeutet, dass jede Phase beginnt, wenn ihre Vorgängerin endet.

Nachdem ein Projekt begonnen hat, ist es nahezu unmöglich, Änderungen vorzunehmen. (Dieses Merkmal des Wasserfalls ist für Organisationen, die sich ändernden Anforderungen gegenüberstehen, abschreckend!)

Wasserfall Design Vorteile

• Keine Überlappung zwischen den Projektphasen
• Einfach und vertraut für neue und erfahrene Teams zu verstehen
• Klare Fristen werden zu Beginn des Projekts festgelegt und eingehalten

Wasserfall Design Nachteile

• Top-Down-Kommunikationsmodell
• Nicht ideal für laufende Projekte
• Nicht geeignet für Softwareentwicklung oder komplexe Projekte

Überarbeiten Sie Ihr Design-Projektmanagement

Stellen Sie sich all die Ideen vor, die Sie konzipieren und Aufgaben, die Sie an einem Arbeitstag erledigen können, indem Sie Ihre Systeme auf ein höheres Niveau bringen. Lassen Sie diesen Leitfaden Ihr Anker sein, um Ihre besten Design-Projektmanagement-Lösungen zu erstellen – markieren Sie ihn als Lesezeichen oder teilen Sie ihn mit einem anderen Designer.

Es war schön, mit Ihnen und Elementor abzuhängen! Denken Sie daran, besonders freundlich zu sich selbst zu sein, Ihre Umgebung zu ändern, um auf andere Weise zu denken, und sich mit anderen in Ihren künstlerischen Gemeinschaften zu verbinden. Wir drücken Ihnen die Daumen!