De complete gids voor ontwerpprojectbeheer

Voor de meeste creatieve professionals vereist hun werk twee of twintig processen om kolossale doelen om te zetten in uitvoerbare taken. Dan zijn er nog de administratieve to-dos: e-mails beantwoorden, kopij controleren, kopij opvolgen – het hele scala aan drukke werkzaamheden. Zucht.

Als je een ontwerper, projectmanager of Riley van Marketing bent die nieuwsgierig is om iets nieuws te leren, dan laat deze gids voor het managen van ontwerpprojecten de praktische stappen zien die je nu kunt nemen om tijdverspillende activiteiten en frustratie een halt toe te roepen. Maak een einde aan het herwerken van assets. Zeg nee tegen scope creep. En bouw een no-fail raamwerk dat kan pivoteren voor het onverwachte.

Deze gids is een deel handleiding en een deel productiviteitsfilosofie (met een vleugje software-aanbevelingen) om je ambities op het gebied van ontwerpprojectmanagement waar te maken. Pak je derde kop koffie en laten we beginnen!

Wat is ontwerpprojectmanagement?

Design projectmanagement is samenwerken met creatieve professionals om designprojecten te bedenken, beheren en bouwen, van producten tot pop-up winkels.

In tegenstelling tot traditionele projecten met een start- en einddatum, zijn ontwerpprojecten doorlopend. Er is feedback van klanten en klanten nodig om te verbeteren voor de volgende ervaring. Bovendien hebben ontwerpprojecten verschillende kenmerken en uitdagingen omdat ontwerpwerk subjectief is. Als gevolg daarvan zullen geen twee ontwerpers hetzelfde project opleveren! Iedereen heeft een unieke smaak, perceptie en levenservaring.

Succesvolle creatieve professionals begrijpen dat ontwerp en systemen hand in hand moeten gaan om mensen werk van hoge kwaliteit te laten afleveren – zonder burn-out te raken. Laten we het gordijn dus maar eens weghalen en de innerlijke werking van ontwerpprojectmanagement bekijken.

Terwijl we in elke fase van een ontwerpproject duiken, leer je tips om de productiviteit van je team te verhogen en een voorspelbare omgeving te creëren waarin ontwerpers zich kunnen concentreren op het werk dat er toe doet!

Hoe je ontwerpprojectmanagement uitvoert (en tips om de uitdagingen van ontwerpers op te lossen)

Fase 1: Planning en voorbereiding

Het geheim van een succesvol ontwerpproject? Duidelijkheid. Dit betekent dat je je medewerkers, projectmanagementtools en systemen bij elkaar moet brengen om voor te bereiden hoe je te werk gaat bij het leveren van ontwerpservices.

Stap 1: Organiseer het projectteam

In deze snel veranderende wereld hebben de meeste bedrijven gekozen voor een remote-first structuur. Je bent niet beperkt tot hetzelfde gebouw of postcode als je op zoek bent naar talent! Bovendien is het landschap van ontwerpvaardigheden enorm en divers. Je zult verschillende projectmanagers en ontwerpers willen inschakelen om specifieke verantwoordelijkheden van het ontwerpproces te vervullen.

Hier volgt een korte lijst van de meest voorkomende ontwerpfuncties, elk met verschillende functies:

• Grafisch ontwerpers regelen visuele en tekstconcepten om de boodschap van het merk, marketing-, web- en reclamemateriaal over te brengen.
• UX-ontwerpers geven vorm aan de reis van een gebruiker met webpagina’s om deze plezierig en toegankelijk te maken.
• UI-ontwerpers organiseren de knoppen, tekstinvoervelden, kleurenschema’s, enz. van een webpagina om ervoor te zorgen dat elk visueel element samenkomt als een plaatje, maar afzonderlijk een doel dient.
• Productontwerpers bouwen oplossingen voor de behoeften van de klant door de functies van een product te ontwikkelen en te verbeteren.
• Experiëntiële ontwerpers bouwen een interactieve ervaring om informatie over te brengen aan mensen in een ruimte.
• Motion graphic ontwerpers combineren storytelling, animatie en filmmaken om 2D- en 3D-video’s te maken.
• Gameontwerpers bedenken een virtuele wereldervaring met personages en verhaallijnen
• Schrijvers stellen de taglines, zinnen en zinnen samen in de stem van een merk om lezers tot actie aan te zetten.

Of je nu een intern team van twee of van vijftig mensen hebt, je zult waarschijnlijk om verschillende redenen op elk moment de hulp van aannemers inroepen:

• Support toevoegen aan een grootschalig ontwerpproject
• Vervang een ontwerper tijdens zijn verlof of vakantie
• Zorg voor vaardigheden of specialismen die binnen het huidige projectteam niet aanwezig zijn
• Voer opdrachten uit terwijl het kernteam zich richt op ontwerpstrategie en planning

Een projectteam samenstellen met een Rolodex van betrouwbare aannemers zorgt ervoor dat je vrijwel overal de juiste mensen hebt (of de juiste mensen om te bellen)!

Stap 2: Workflows regelen in de beheersoftware voor ontwerpprojecten

Als je bent zoals de meeste ontwerpteams, gebruik je meerdere processen en tools om een project van begin tot eind af te ronden. Mensen zouden niet 24/7 moeten werken, maar er is één ding dat dat wel kan – je software voor projectbeheer!

Ontwerpers hebben denkkracht nodig voor creatief werk, geen druk werk. Druk werk is het doorzoeken van 50+ emails om feedback te krijgen op een ontwerp. Elke keer een klantenmap helemaal opnieuw opbouwen. Of om de dag reageren op hetzelfde bericht “Kan ik dit lettertypebestand krijgen?

Dus hoe kun je fail-proof workflows ontwikkelen? Vraag het aan de bron: je team!

• Welke ontwerpmiddelen kosten de meeste tijd?
• Welke eentonige taken doe je elke dag?
• Voor welk soort taken is samenwerking met anderen nodig?
• Welke bijeenkomsten woon je bij die geen waarde voor je hebben?
• Zijn er dingen die moeten worden geautomatiseerd of uitbesteed aan iemand anders?
• Zijn het de projectmanagementtools die je afremmen? Ligt het aan mij?

Dan kun je beginnen met het samenstellen van workflows die het hele team positief beïnvloeden.

Iets om in gedachten te houden is dat je niet te veel ontwikkelt (en dat ook niet zou moeten doen) en van de ene op de andere dag drastische veranderingen aanbrengt in het ontwerpproces. Dit kan de flow van het team verstoren en meer problemen uitlokken. Als je vandaag al stappen wilt zetten, maak dan sjablonen voor webdesign en pas deze aan voor verschillende projecten. Een must-have voor teams met routineprojecten, -processen of -taken!

Tip: voeg buffertijd toe in je sjablonen voor demping gedurende de looptijd van het project.

Stap 3: Intake van de ontwerp projectaanvraag

Klinkt dit bekend? Een ontwerper krijgt een email van Jesse in IT met de vraag om “gewoon een branded LinkedIn banner voor het IT team”. Onschuldig denkt de ontwerper dat het eenvoudig genoeg is en dat hij het in een halve dag kan afmaken. Na een paar korte uitwisselingen verstuurt de ontwerper de Linkedin banner en zet het terug op zijn takenlijst. Jesse krijgt een melding dat de banner deel uitmaakt van een interne campagne en nu 43 assets nodig heeft.

Een verhaal zo oud als de tijd.

Dat is de realiteit waar de meeste grafisch ontwerpers bijna elke dag mee te maken hebben als er geen gestandaardiseerd aanvraagkanaal voor ontwerpen is. Gebruik een online formulier om onze grafische ontwerpers te helpen uit deze cyclus te komen!

Online formulieren zijn veel beter dan emails die in iemands inbox verdwijnen. Dit is waarom:

• Online formulieren zorgen ervoor dat er geen tijd en mensen worden verspild – vooral niet tijdens de uitvoeringsfase

• Online formulieren worden naar de projectmanagementtool gestuurd voor toegankelijkheid en goedkeuring – voordat het werk begint

• Online formulieren zorgen ervoor dat ontwerpaanvragen genoeg informatie hebben over de eisen van de klant om zonder verwarring te beginnen met het schetsen van de projectomvangץ

• Online formulieren verminderen de kans op scope creep – de achilleshiel van een ontwerper

Een deel van de rol van een ontwerper is het bieden van oplossingen voor het probleem dat een klant probeert op te lossen. Toch kan het een heel andere kant op gaan als de ontwerper op zoek is naar informatie. Pas je online formulier aan om duidelijke verwachtingen te stellen (projectdoelstelling, deliverables op hoog niveau, beoogde live datum, budget), zodat het projectteam kan zien wat er allemaal bij komt kijken.

Aan de andere kant moet een designklant weten hoe de samenwerking met jouw ontwerpers en bedrijf eruit zal zien. Elementor’s mening over klantverwachtingen zegt het het beste: “Een manier om ervoor te zorgen dat een project soepel verloopt, is door het stellen en managen van klantverwachtingen. Hoewel er nogal wat stappen kunnen zijn die wat tijd en moeite kosten, kan het doen van de nodige due diligence wrijving op de lange termijn voorkomen en je reputatie hoog houden.”

Deze paar stappen die je nu kunt nemen om de basis te leggen voor een succesvolle klantervaring zijn het creëren van een hub waar je documenten, belangrijke data voor klantgesprekken en taken met statusupdates kunt delen. Maak een sjabloon voor deze hub voor klanten en verbeter deze naarmate de strategieën, workflows en middelen van je team zich in de loop der tijd ontwikkelen!

Fase 2: De bouw

Stap 4: Snijd de prioriteiten bij voor volledige transparantie

Wanneer taken van verschillende bronnen komen – managers, marketingteams, Jamie die vraagt om zijn huiswerk af te drukken – wat heeft dan prioriteit? Het kan vroeg en vaak rommelig worden tussen post-it briefjes, Slack berichten en emails.

Met een speciale takenlijst in de beheersoftware voor ontwerpprojecten heeft elke ontwerper elke dag een gedetailleerd overzicht van zijn werklast en hoe dat past in het grotere geheel. Een persoonlijke takenlijst helpt creatieve teams op meer dan één manier:

• Ontwerpers zijn vrij van administratieve lasten
• Ontwerpers blijven op schema met prioriteiten, deadlines en taakafhankelijkheden
• Ontwerp projectmanagers kunnen taken toewijzen en de voortgang bijhouden om klanten en andere belanghebbenden op de hoogte te houden.

Stap 5: Maak je werk onvergetelijk met een tijdregistratiesysteem

Tijd is een eindige hulpbron en toch is het de meest onbegrepen hulpbron. Creatieven worstelen met het bijhouden van de tijd en dat kan andere redenen hebben dan motivatie:

1. Ze gebruiken een prehistorisch tijdregistratiesysteem dat ingewikkeld en niet creatief is
2. Ze weten niet hoe ze moeten beginnen en hoe ze consequent moeten zijn met tijdregistratie
3. Het idee van micromanagement is een ontmoediging

Begin nu als tijdregistratie geen collectieve gewoonte is. De meest essentiële gebieden in je bedrijf worden beïnvloed door tijdregistratie:

• Projecten winstgevend houden
• Prijsmodellen verbeteren
• Werkdruk van het team beheren
• Budgetgoedkeuringen aanvragen voor het upgraden van technologie en het inschakelen van design support

Je hebt bevestiging nodig dat de aandacht, systemen en energie van je ontwerpteam aan de juiste taken worden besteed. Dus laten we de bovenstaande lijst met voorbehouden voor tijdregistratie eens bekijken en kijken hoe je je ontwerpteam kunt aanmoedigen om de tijd consequent bij te houden:

1. Ze gebruiken een prehistorisch tijdregistratiesysteem dat ingewikkeld en niet creatief is. Onderzoek projectbeheertools die kunnen integreren met je software voor het beheren van ontwerpprojecten. (Schakel twee tot vier ontwerpers in tijdens het test- en selectieproces. Zie waarom in #2)
2. Ze weten niet hoe ze moeten beginnen en consistent moeten zijn. Vraag “Tijdambassadeurs” (de geselecteerde ontwerpers) om de tijdregistratietool te gebruiken en leer het de rest van het team in veilige 1:1 sessies.
3. Het idee van micromanagement is ontmoedigend. Deel met je team dat eerlijke tijdregistratiegegevens niet tegen hen werken, maar dat ze kunnen terugduwen als er te veel werk in de wachtrij voor aanvragen komt.

Een ontwerper dwaalt af van zijn creatieve zone elke minuut die hij besteedt aan het zoeken naar een bestand. Het is als een Nancy Drew mysterie op zoek naar de digitale voetafdrukken van een ontwerp. Hier zijn dingen die je moet vermijden:

• Projectbestanden opslaan op het bureaublad van een ontwerper

Ontwerptaken worden vaak door meerdere ontwerpers uitgevoerd. Als gevolg daarvan kan een ontwerper gemakkelijk tijd verspillen door te wachten tot iemand het projectbestand vanaf zijn bureaublad verstuurt. (Of ze kunnen twee keer luisteren naar de 10 minuten durende versie van “All Too Well” en dat wordt niet gezien als verloren tijd).

• Meerdere cloud-gebaseerde diensten gebruiken met onbetrouwbare toegang

“Het zit in de drive. Nee, niet de merkschijf… niet de Google Drive… niet Dropbox. Wacht wacht, het staat in de merkschijf. Oh, heb je VPN nodig om toegang te krijgen tot de merkschijf? Sh*t.”

Moet ik nog meer zeggen?

• Toegang tot projectbestanden beperken

Als Alex zijn luxe reisdromen aan het uitleven is in de turquoise wateren van de Bahama’s, is het laatste wat ze willen een bestandspad sturen naar de mock-ups van de webpagina.

• Ontwerpwijzigingen opslaan over het oorspronkelijke bestand

We gaan verder…

Als je ontwerpteam niet blij wordt van een gewoon en saai mappensysteem, probeer dan ClickUp Whiteboards! Ontwerpers kunnen middelen koppelen, brainstormen over nieuwe ideeën en gedetailleerde projecttaken maken. “We houden ontwerp- en producthackathons – brainstormsessies – waar we in realtime ideeën bedenken en uitdagende UI/UX-problemen oplossen,” zegt Zach Blodgett, Senior Product Manager bij ClickUp.

Fase 3: Afronden

Stap 6: Een feedbackcultuur creëren

Dit deel van het ontwerpprojectmanagementproces voelt als een sprint naar de finish. Eerst krijgen ontwerpers feedback en maken ze ingewikkelde aanpassingen of belangrijke veranderingen om dichter bij de visie van de klant te komen. Dan voelen dagen als uren en uren als minuten.

Overweeg om alle feedbackberichten in je projectmanagementsysteem te filteren om deze korte maar kritieke periode te maximaliseren.

Word hyperspecifiek door annotatietools te gebruiken om direct commentaar te geven op bestanden, zodat ontwerpers geen speurwerk hoeven te doen. Tenzij je Shania Twain bent, moet je kwaliteitsfeedback geven aan een ontwerper over de asset elementen die niet veel indruk op je maken. Een dubbelzinnige opmerking kan uitmonden in meerdere iteraties van een ontwerp die vermeden hadden kunnen worden.

Als je aan de slag wilt of je feedbacksysteem wilt verbeteren, overweeg dan het gebruik van DACI, een besluitvormingsraamwerk dat de betrokkenheid van een persoon bij een project definieert.

• Bestuurder: de persoon die het hele project van begin tot eind beheert
• Approver: de persoon of personen die het laatste woord hebben over kenmerken van een project
• Bijdrager: de persoon of personen die de beslissing beïnvloeden vanwege hun deskundigheid
• Geïnformeerd: de persoon of personen die niet direct bij het project betrokken zijn, maar op de hoogte moeten zijn omdat het hun werk kan beïnvloeden.

Ga nog een stap verder en voeg dit toe aan je tool voor projectbeheer voor transparantie, updates en het bijhouden van gegevens!

Stap 7: Definitieve deliverables en huishoudelijke taken verzenden

Alle assets zijn goedgekeurd en het is tijd om ze in een virtuele strik te verpakken en op te sturen! Dit is waar de projectmap voor de klant uit fase één van pas komt. Dit stroomlijnt niet alleen de levering aan de klant, maar het dient ook als archief voor alle projectgerelateerde materialen. Taken, communicatie, documenten, facturen – ze zijn allemaal aan elkaar gekoppeld zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden!

Stap 8: Bump de Greatest Hits of the 90s en vier feest als een team

Vieringen zijn niet verplicht, maar wel zeer verplicht, vooral voor projecten die wel negen maanden kunnen duren! Alle late nachten van probleemoplossing en teamleden die meer doen dan hun neus lang is, moeten worden erkend in een leuke omgeving. (Ik bedoel, kijk eens naar deze lachende gezichten na een zegevierende lancering!)

Luid de bel! We zijn aan het einde van het ontwerpprojectmanagementproces – maar er is nog een laatste stukje van deze puzzel om het allemaal thuis te brengen. Ik hoop voor jou en je team op succes op de lange termijn, dus hier zijn een paar methodologieën om te overwegen die je kunnen helpen om je projecten en teams beter te begrijpen.

Een zakgids voor ontwerp projectmanagementmethoden

Agile Ontwerp

De agile projectmanagementmethode is een incrementele en iteratieve aanpak om projecten in fasen te beheren. Elke iteratie heeft een vaste scope (tussen 1-3 weken) om de consistentie, stabiliteit en tijdige levering van productreleases te behouden!

Agile ontwerpers

• Klanttevredenheid en klantenbinding nemen toe
• Softwarecode en teststandaarden worden herhaaldelijk gebruikt
• Specifieke rollen met meerdere projectdrivers om hetzelfde doel te bereiken

Agile ontwerp nadelen

• Mogelijk onbegrip in workflowflexibiliteit
• Sommige organisaties vinden agile workflows misschien niet passen bij hun cultuur
• Een ervaren agile professional kan nodig zijn voor teams die nieuw zijn met agile

Kanban Ontwerp

Met de Kanban projectmanagementmethodologie kunnen teams hun werk visualiseren op een niet-verstorende manier. Een Kanban-bord is gestructureerd in kolommen om teams te helpen de hoeveelheid werk in uitvoering te visualiseren. Een kaart (die de taak voorstelt) beweegt door elke kolom (die de status van de werkstroom voorstelt) van links naar rechts totdat de kaart de status ‘klaar’ heeft bereikt.

Kanban ontwerp pro’s

• Grenzen aan werk in uitvoering voorkomen overbelasting
• Een projectbeheertool ontworpen voor visuele mensen
• Meer voorspelbaarheid met een stabiel systeem en open communicatie

Kanban ontwerp nadelen

• Gebrek aan tijdschema’s binnen elke workflowfase
• Verouderde Kanban-borden worden een knelpunt
• Moet worden gebruikt binnen een goed geolied projectmanagementraamwerk

Scrum Ontwerp

De Scrum projectmanagementmethodologie voegt iets toe aan de agile aanpak door ontwerpsprintbijeenkomsten te implementeren. Items met een hoge prioriteit uit de wachtrij voor ontwerpaanvragen worden zorgvuldig geselecteerd om een sprint op te bouwen die tot vier weken kan duren.

“Wij – ontwerper, projectmanager en chief creative officer – bekijken alle binnenkomende aanvragen en plannen taken in op basis van deadlines en bandbreedte van het team. We gebruiken deze tijd ook om vragen te stellen over de briefing van de aanvraag en om statusupdates te geven over taken die al in uitvoering zijn,” zegt Sarah Gordon, Creative Project Manager bij ClickUp.

Scrum ontwerp pro’s

• Flexibele tijdsduur, meestal 1-4 weken
• Korte sprints supporten snellere veranderingen op basis van feedback van klanten en belanghebbenden
• Teams zijn afgestemd op taken en voortgang door middel van dagelijkse scrummeetings

Scrum ontwerp nadelen

• Dagelijkse vergaderingen passen misschien niet bij de cultuur van sommige teams
• De slagingskans is groter met ervaren agile teamleden
• Het invoeren van het Scrum-raamwerk in grotere teams kan een lang proces zijn

Waterval Ontwerp

De watervalmethode voor projectmanagement is een van de traditionele methoden. Het heeft twee hoofdkenmerken: grondige initiële planning en eisen met een vast einde. Watervalprojectmanagement is voorspellend, wat betekent dat elke fase begint wanneer zijn voorganger eindigt.

Nadat een project is gestart, is het bijna onmogelijk om wijzigingen aan te brengen. (Deze eigenschap van waterval is ontmoedigend voor organisaties die te maken hebben met veranderende eisen!)

Waterval ontwerp pro’s

• Geen overlap tussen projectfasen
• Gemakkelijk en vertrouwd te begrijpen voor nieuwe en doorgewinterde teams
• Aan het begin van het project worden duidelijke deadlines vastgesteld en nageleefd

Waterval ontwerp nadelen

• Top-down communicatiemodel
• Niet het beste voor lopende projecten
• Niet geschikt voor softwareontwikkeling of complexe projecten

Je ontwerpprojectbeheer hertekenen

Stel je alle ideeën voor die je kunt bedenken en alle taken die je in een dag kunt voltooien door je systemen op een hoger plan te brengen. Laat deze gids je anker zijn om je beste oplossingen te creëren voor het beheer van ontwerpprojecten – markeer hem of deel hem met een collega-ontwerper.

Het was leuk om met jou en Elementor om te gaan! Vergeet niet om extra aardig voor jezelf te zijn, je omgeving te veranderen om op andere manieren te denken en contact te maken met anderen in je artistieke gemeenschappen. We duimen voor je!