Le guide complet de la gestion de projet de design

Pour la majorité des professionnels créatifs, leur travail nécessite deux ou vingt processus pour traduire des objectifs colossaux en tâches réalisables. Ensuite, il y a les tâches administratives : répondre aux emails, vérifier les documents de copie, faire le suivi des documents de copie — toute la gamme des tâches fastidieuses. Le soupir.

Si vous êtes designer, chef de projet — ou Riley du marketing qui est curieux d’apprendre quelque chose de nouveau — ce guide de gestion de projets de design vous montrera les étapes pratiques que vous pouvez suivre dès maintenant pour éliminer les activités chronophages et la frustration. Mettez fin à la refonte des actifs. Dites non à l’extension de périmètre. Et construisez un cadre infaillible capable de s’adapter à l’imprévu.

Ce guide est à la fois un tutoriel pratique et une philosophie de productivité (avec une touche de recommandations de logiciels) pour réaliser vos ambitions de gestion de projets de design. Maintenant, prenez votre troisième tasse de café et commençons !

Qu’est-ce que la gestion de projet de design ?

La gestion de projet de design consiste à travailler avec des professionnels créatifs pour conceptualiser, gérer et réaliser des projets de design, des produits aux boutiques éphémères.

Contrairement aux projets traditionnels avec une date de début et de fin, les projets de design sont continus. Ils nécessitent des retours des clients et des utilisateurs pour s’améliorer pour la prochaine expérience. De plus, les projets de design ont des caractéristiques et des défis différents car le travail de design est subjectif. En conséquence, aucun designer ne produira le même livrable de projet ! Chacun a des goûts, des perceptions et des expériences de vie uniques.

Les professionnels créatifs à succès comprennent que le design et les systèmes doivent fonctionner côte à côte pour permettre aux gens de produire un travail de haute qualité pour le monde — sans s’épuiser. Alors levons le rideau et explorons les rouages internes de la gestion de projet de design.

En plongeant dans chaque phase de projet de design, vous apprendrez des astuces pour augmenter la productivité de l’équipe par 10 et créer un environnement prévisible pour que les designers se concentrent sur le travail qui compte !

Comment exécuter la gestion de projet de design (et astuces pour résoudre les défis des designers)

Phase 1 : Planification et préparation

Le secret pas si secret du succès des projets de design ? Clarté. Cela signifie rassembler vos employés, outils de gestion de projet et systèmes pour préparer comment vous allez livrer des services de design.

Étape 1 : Organiser l’équipe de projet

La plupart des entreprises ont adopté une structure prioritairement à distance dans ce monde en évolution rapide. Vous n’êtes pas limité au même bâtiment ou code postal lorsque vous cherchez des talents ! De plus, le paysage des compétences en design est vaste et diversifié. Vous voudrez faire appel à des chefs de projet de design et des designers diversifiés pour remplir des responsabilités spécifiques du processus de design.

Voici une liste des rôles de design les plus courants, chacun avec des fonctions différentes :

• Les graphistes arrangent des concepts visuels et textuels pour transmettre le message de la marque, du marketing, du web et des matériaux publicitaires
• Les designers UX façonnent le parcours de l’utilisateur avec des pages web pour le rendre agréable et accessible
• Les designers UI organisent les boutons d’une page web, les champs de saisie de texte, les schémas de couleurs, etc. pour que chaque élément visuel forme un ensemble tout en servant individuellement un but
• Les designers de produits construisent des solutions aux besoins des clients en développant et en améliorant les fonctionnalités d’un produit
• Les designers expérientiels construisent une expérience interactive pour communiquer des informations aux gens dans un espace
• Les designers de motion graphics mélangent storytelling, animation et réalisation de films pour créer des vidéos 2D et 3D
• Les designers de jeux inventent une expérience de monde virtuel avec des personnages et des scénarios
• Les rédacteurs composent les slogans, phrases et phrases dans la voix de la marque pour inciter les lecteurs à agir

Que vous ayez une équipe interne de deux ou cinquante personnes, vous ferez probablement appel à des contractants pour différentes raisons à tout moment :

• Ajouter support à un projet de design à grande échelle
• Remplacer un designer pendant son congé ou ses vacances
• Fournir des compétences ou des spécialités qui n’existent pas au sein de l’équipe de projet actuelle
• Prendre en charge des missions de réalisation pendant que l’équipe principale se concentre sur la stratégie et la planification du design

Construire une équipe de projet avec un carnet d’adresses de contractants fiables garantira que vous avez les bonnes personnes en place (ou les bonnes personnes à appeler) virtuellement partout !

Étape 2 : Organiser les flux de travail dans un logiciel de gestion de projet de design

Si vous êtes comme la plupart des équipes de design, vous utilisez plusieurs processus et outils pour mener à bien un projet de bout en bout. Les gens ne devraient pas travailler 24/7, mais il y a une chose qui le peut — votre logiciel de gestion de projet de design !

Les designers ont besoin de matière grise pour le travail créatif, pas de tâches répétitives. Les tâches répétitives consistent à trier plus de 50 emails pour obtenir des retours sur un design. Créer un dossier client à partir de zéro à chaque fois. Ou répondre au même message « Puis-je obtenir ce fichier de police ? » tous les deux jours.

Alors, comment pouvez-vous développer des flux de travail infaillibles ? Demandez à la source : votre équipe !

• Quels éléments de design prennent le plus de temps ?
• Quelles tâches monotones faites-vous au quotidien ?
• Quels types de tâches nécessitent une collaboration avec d’autres ?
• À quelles réunions assistez-vous qui ne vous apportent aucune valeur ?
• Y a-t-il des choses qui doivent être automatisées ou externalisées à quelqu’un d’autre ?
• Est-ce que ce sont les outils de gestion de projet qui vous ralentissent ? Est-ce moi ?

Ensuite, vous pouvez commencer à assembler des flux de travail qui auront un impact positif sur toute l’équipe.

Gardez à l’esprit que vous ne devez pas (et ne devriez pas) sur-ingénier et apporter des changements drastiques au processus de conception du jour au lendemain. Cela pourrait potentiellement perturber le flux de l’équipe et inviter plus de problèmes. Si vous voulez commencer à bouger aujourd’hui, créez et personnalisez des modèles de conception web pour divers projets. Un incontournable pour les équipes ayant des projets, processus ou tâches de routine !

Astuce : ajoutez du temps tampon dans vos modèles pour amortir tout au long de la chronologie du projet.

Étape 3 : Recevoir la demande de projet de conception

Cela vous semble familier ? Un designer reçoit un email de Jesse dans l’informatique demandant « juste une bannière LinkedIn de marque pour l’équipe informatique ». Innocemment, le designer pense que c’est assez simple et peut le faire en une demi-journée. Après quelques échanges courts, le designer envoie la bannière LinkedIn et retourne à sa liste de tâches. Une notification de Jesse suggère que la bannière fait partie d’une campagne interne et nécessite maintenant 43 éléments.

Une histoire aussi vieille que le monde.

C’est la réalité à laquelle la plupart des graphistes doivent faire face presque tous les jours lorsqu’il n’y a pas de canal de demande de conception standardisé en place. Pour aider nos graphistes à sortir de ce cycle, utilisez un formulaire en ligne !

Les formulaires en ligne sont bien meilleurs que les emails qui se perdent dans la boîte de réception de quelqu’un. Voici pourquoi :

• Les formulaires en ligne garantissent que le temps et les ressources humaines ne sont pas gaspillés — surtout pendant la phase d’exécution

• Les formulaires en ligne sont envoyés à l’outil de gestion de projet pour accessibilité et approbation — avant que tout travail ne commence

• Les formulaires en ligne garantissent que les demandes de conception contiennent suffisamment d’informations sur les exigences du client pour commencer à définir la portée du projet sans confusion

• Les formulaires en ligne réduisent les risques de dérive de la portée — le talon d’Achille d’un designer

Une partie du rôle d’un designer est de proposer des solutions au problème qu’un client essaie de résoudre. Cependant, cela peut aller dans un million de directions différentes si le designer manque d’informations. Personnalisez votre formulaire en ligne pour exiger des attentes claires (objectif du projet, livrables de haut niveau, date de mise en ligne cible, budget), afin que l’équipe projet puisse voir ce qui est impliqué.

D’un autre côté, un client de conception doit savoir à quoi ressemblera la collaboration avec vos designers et votre entreprise. Les sentiments d’Elementor sur les attentes des clients le disent le mieux : « Une façon de s’assurer qu’un projet se déroule sans heurts est de définir et de gérer les attentes des clients. Bien qu’il puisse y avoir plusieurs étapes qui prennent du temps et des efforts, faire la diligence raisonnable nécessaire peut prévenir les frictions à long terme et maintenir votre réputation impeccable. »

Ces quelques étapes que vous pouvez prendre maintenant pour poser les bases d’une expérience client réussie consistent à fournir un hub où vous pouvez partager des documents, des dates clés pour les appels clients et des tâches avec des mises à jour de statut. Créez un modèle pour ce hub client et améliorez-le à mesure que les stratégies, les flux de travail et les ressources de votre équipe évoluent au fil du temps !

Phase 2 : La construction

Étape 4 : Élaguer les priorités pour une transparence totale

Lorsque les tâches proviennent d’une multitude de sources — managers, équipes marketing, Jamie demandant d’imprimer ses devoirs — laquelle prend la priorité ? Cela peut devenir désordonné tôt et souvent entre les notes post-it, les messages Slack et les emails.

Avec une liste de tâches dédiée dans le logiciel de gestion de projet de conception, chaque designer a une vue détaillée de sa charge de travail chaque jour et de la façon dont elle s’intègre dans l’ensemble. Une liste de tâches personnelle aide les équipes créatives de plusieurs façons :

• Les designers sont libérés des charges administratives
• Les designers restent sur la bonne voie avec les priorités, les dates d’échéance et les dépendances des tâches
• Les chefs de projet de conception peuvent attribuer des tâches et suivre les progrès pour mettre à jour les clients et autres parties prenantes

Étape 5 : Rendre le travail mémorable avec un système de suivi du temps

Le temps est une ressource finie, mais c’est la plus mal comprise. Les créatifs ont du mal avec la gestion du temps, et cela pourrait être pour d’autres raisons que la motivation :

1. Ils utilisent un outil de suivi du temps préhistorique qui est compliqué et pas convivial pour les créatifs
2. Ils ne savent pas comment commencer et être cohérents avec la gestion du temps
3. L’idée d’être microgéré est un découragement

Commencez maintenant si le suivi du temps n’est pas une habitude collective. Les domaines les plus essentiels de votre entreprise sont affectés par le suivi du temps :

• Maintenir les projets rentables
• Améliorer les modèles de tarification
• Gérer les charges de travail de l’équipe
• Demander des approbations budgétaires pour améliorer la technologie et faire appel à un support en conception

Vous avez besoin de validation que l’attention, les systèmes et l’énergie de votre équipe de conception sont consacrés aux bonnes tâches. Alors, prenons la liste de réservations de suivi du temps ci-dessus et voyons comment vous pouvez encourager votre équipe de conception à suivre le temps de manière cohérente :

1. Ils utilisent un outil de suivi du temps préhistorique qui est compliqué et peu convivial pour la créativité. Recherchez des outils de gestion de projet qui peuvent s’intégrer à votre logiciel de gestion de projet de conception. (Faites participer deux à quatre designers pendant le processus d’essai et de sélection. Voir pourquoi au point #2)
2. Ils ne savent pas comment commencer et être cohérents. Demandez aux « Ambassadeurs du Temps » (les designers sélectionnés) d’utiliser l’outil de suivi du temps et d’enseigner au reste de l’équipe lors de sessions individuelles sécurisées.
3. L’idée d’être microgéré est un découragement. Partagez avec votre équipe comment les données de suivi du temps honnêtes ne travaillent pas contre eux, mais pour eux afin de repousser lorsqu’il y a trop de travail dans la file d’attente des demandes.

Un designer s’éloigne de sa zone créative chaque minute qu’il passe à chercher un fichier. C’est comme un mystère de Nancy Drew à la recherche des empreintes digitales d’un brouillon. Voici des choses à éviter :

• Stocker les fichiers de projet sur le bureau d’un designer

Souvent, les tâches de conception sont transmises à plusieurs designers. En conséquence, un designer peut facilement perdre du temps en attendant que quelqu’un envoie le fichier du projet depuis son bureau. (Ou ils peuvent écouter deux fois la version de 10 minutes de « All Too Well », et ce ne sera pas considéré comme du temps perdu.)

• Utiliser plusieurs services basés sur le cloud avec un accès peu fiable

« C’est dans le drive. Non, pas le drive de la marque… pas le Google Drive… pas Dropbox. Attends, attends, c’est dans le drive de la marque. Oh, tu as besoin d’un VPN pour accéder au drive de la marque ? Merde. »

Dois-je en dire plus ?

• Limiter l’accès aux fichiers de projet

Si Alex réalise ses rêves de voyage de luxe dans les eaux turquoise des Bahamas, la dernière chose qu’il veut faire est d’envoyer un chemin de fichier pour les maquettes de la page web.

• Enregistrer les modifications de conception sur le fichier original

Passons à autre chose…

Si utiliser un système de dossiers simple et ennuyeux ne suscite pas de joie dans votre équipe de conception, essayez les Tableaux Blancs ClickUp ! Les designers peuvent lier des ressources, brainstormer de nouvelles idées et créer des tâches de projet détaillées. « Nous organisons des hackathons de conception et de produit — des sessions de brainstorming — où nous idéons en temps réel et résolvons des problèmes complexes d’UI/UX », déclare Zach Blodgett, Senior Product Manager de ClickUp.

Phase 3 : Conclusion

Étape 6 : Établir une culture de feedback

Cette partie du processus de gestion de projet de conception ressemble à un sprint vers la ligne d’arrivée. Tout d’abord, les designers reçoivent des retours et apportent des ajustements complexes ou des changements significatifs pour se rapprocher de la vision du client. Ensuite, les jours ressemblent à des heures et les heures à des minutes.

Envisagez de filtrer tous les messages de feedback dans votre système de gestion de projet pour maximiser cette période courte mais critique.

Soyez très précis en utilisant des outils d’annotation pour commenter directement sur les fichiers, afin que les designers n’aient pas à faire un travail de détective. À moins que vous ne soyez Shania Twain, vous devez donner un feedback de qualité à un designer sur les éléments de l’actif qui ne vous impressionnent pas beaucoup. Un commentaire ambigu peut se transformer en plusieurs itérations d’un design qui auraient pu être évitées.

Si vous cherchez à démarrer ou à améliorer votre système de feedback, envisagez d’utiliser DACI, un cadre de prise de décision qui définit l’implication d’une personne dans un projet.

• Driver : la personne qui gère l’ensemble du projet du début à la fin
• Approver : la personne ou les personnes qui ont le dernier mot sur les fonctionnalités d’un projet
• Contributor : la personne ou les personnes qui influencent la décision en raison de leur expertise
• Informed : la personne ou les personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet mais qui doivent être informées car cela pourrait influencer leur travail

Allez plus loin et ajoutez cela à votre outil de gestion de projet de conception pour la transparence, les mises à jour et la tenue des dossiers !

Étape 7 : Envoyer les livrables finaux et les tâches administratives

Tous les actifs sont approuvés, et il est temps de les emballer dans un nœud virtuel et de les envoyer ! C’est là que le dossier de projet client de la phase un est utile. Non seulement cela simplifie la livraison au client, mais cela sert également d’archive pour tous les matériaux liés au projet. Tâches, communication, documents, factures — tout est lié ensemble pour une référence facile !

Étape 8 : Passez les Grands Succès des années 90 et célébrez en équipe

Les célébrations ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandées, surtout pour les projets qui peuvent durer jusqu’à neuf mois ! Toutes les nuits tardives de résolution de problèmes et les membres de l’équipe qui vont au-delà devraient être reconnus dans un cadre amusant. (Je veux dire, regardez ces visages souriants après un lancement victorieux !)

Sonnez la cloche ! Nous sommes à la fin du processus de gestion de projet de conception — mais il reste une dernière pièce de ce puzzle pour tout ramener à la maison. Mon espoir pour vous et votre équipe est un succès à long terme, alors voici quelques méthodologies à considérer qui peuvent vous aider à mieux comprendre vos projets et vos équipes.

Un guide de poche pour les méthodologies de gestion de projet de conception

Conception Agile

La méthodologie de gestion de projet agile est une approche incrémentale et itérative de la gestion de projets en phases. Chaque itération a une portée fixe (entre 1-3 semaines) pour maintenir la cohérence des sorties de produit, la stabilité et la livraison à temps !

Avantages de la conception agile

• Augmentation de la satisfaction et de la fidélisation des clients
• Les normes de codage et de test logiciel sont utilisées de manière répétée
• Rôles spécifiques avec plusieurs moteurs de projet pour atteindre le même objectif

Inconvénients de la conception agile

• Potentiel manque de compréhension de la flexibilité du flux de travail
• Certaines organisations pourraient trouver que les flux de travail agiles ne correspondent pas à leur culture
• Un professionnel agile expérimenté pourrait être nécessaire pour les équipes nouvelles à l’agile

Conception Kanban

La méthodologie de gestion de projet Kanban permet aux équipes de visualiser leur travail de manière non perturbatrice. Un tableau Kanban est structuré en colonnes pour aider les équipes à visualiser la quantité de travail en cours. Une carte (représentant la tâche) se déplace à travers chaque colonne (représentant l’état du flux de travail) de gauche à droite jusqu’à ce qu’elle atteigne l’état terminé.

Avantages de la conception Kanban

• Les limites du travail en cours empêchent la surcharge
• Un outil de gestion de projet conçu pour les personnes visuelles
• Plus de prévisibilité avec un système stable et une communication ouverte

Inconvénients de la conception Kanban

• Absence de délais dans chaque étape du flux de travail
• Les tableaux Kanban obsolètes deviendront un goulot d’étranglement
• Doit être utilisé dans un cadre de gestion de projet bien huilé

Conception Scrum

La méthodologie de gestion de projet Scrum ajoute à l’approche agile en mettant en œuvre des réunions de sprint de conception. Les éléments de haute priorité de la file d’attente des demandes de conception sont soigneusement sélectionnés pour constituer un sprint qui peut durer jusqu’à quatre semaines.

« Nous — designer, chef de projet et directeur créatif — examinons toutes les demandes entrantes et planifions les tâches en fonction des délais et de la capacité de l’équipe. Nous utilisons également ce temps pour poser des questions sur le brief de la demande et fournir des mises à jour sur les tâches déjà en cours, » déclare Sarah Gordon, chef de projet créatif chez ClickUp.

Avantages de la conception Scrum

• Durée de la chronologie flexible, généralement de 1 à 4 semaines
• Les sprints courts support des changements plus rapides grâce aux retours des clients et des parties prenantes
• Les équipes sont alignées sur les tâches et progressent grâce aux réunions quotidiennes de scrum

Inconvénients de la conception Scrum

• Les réunions quotidiennes peuvent ne pas convenir à certaines équipes
• Le taux de réussite est plus élevé avec des membres d’équipe agiles expérimentés
• Adopter le cadre Scrum dans les grandes équipes peut être un processus long

Conception en cascade

La méthodologie de gestion de projet en cascade est l’une des méthodes traditionnelles. Elle a deux attributs principaux : une planification initiale approfondie et des exigences de fin fixes. La gestion de projet en cascade est prédictive, ce qui signifie que chaque étape commence lorsque sa prédécesseure se termine.

Une fois qu’un projet a commencé, il est presque impossible de faire des changements. (Cette caractéristique de la cascade est rebutante pour les organisations qui connaissent des exigences changeantes !)

Avantages de la conception en cascade

• Pas de chevauchement entre les phases du projet
• Facile et familier à comprendre pour les équipes nouvelles et expérimentées
• Des délais clairs sont déterminés et respectés dès le début du projet

Inconvénients de la conception en cascade

• Modèle de communication de haut en bas
• Pas idéal pour les projets en cours
• Pas adapté au développement de logiciels ou aux projets complexes

Réorganisez votre gestion de projet de conception

Imaginez toutes les idées que vous pouvez conceptualiser et les tâches que vous pouvez terminer en une journée de travail en améliorant vos systèmes. Laissez ce guide être votre ancre pour créer vos meilleures solutions de gestion de projet de conception — ajoutez-le à vos favoris ou partagez-le avec un collègue designer.

C’était amusant de passer du temps avec vous et Elementor ! N’oubliez pas d’être particulièrement gentil avec vous-même, de changer votre environnement pour penser différemment et de vous connecter avec d’autres dans vos communautés artistiques. Nous croyons en vous !